Huishoudelijk reglement BEHVA
VERSIE 02/02/2026
Inleiding
Het huishoudelijk reglement wordt opgesteld door het Bestuursorgaan en is bedoeld om:
- bepaalde artikelen van de statuten te becommentariëren en/of te verduidelijken;
- de procedures, de functies, de praktische regelingen voor het stemmen, de wijze van benoeming van het uitvoerend personeel van de vereniging, de werkwijze van de gespecialiseerde Comités zoals het Benoemingscomité, de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van bepaalde functies enz. te beschrijven.
Het huishoudelijk reglement kan te allen tijde door het Bestuursorgaan worden gewijzigd.
Het huishoudelijk reglement, alsook de in de toekomst aangebrachte wijzigingen, moet worden meegedeeld aan de leden van de vereniging.
Hoofdstuk I: De Strategic Room = Bestuursorgaan
Artikel 1
De vergaderingen van het Bestuursorgaan zijn samengesteld uit de door de Algemene Vergadering verkozen bestuurders, de CEO en de COO.
De public-affairs en andere personen kunnen worden uitgenodigd door het Bestuursorgaan.
Artikel 2
Overeenkomstig artikel 11 van de statuten wordt de bezoldiging van het Bestuursorgaan als volgt vastgesteld:
- Verplaatsingen: volgens het wettelijk vastgelegd tarief
- Zitpenningen: EUR 0,00
Hoofdstuk II: De vertegenwoordigers van de vereniging
Artikel 3
Elke vertegenwoordiger van de vereniging moet het handvest van de vertegenwoordigers ondertekenen (zie bijlage 1 van dit reglement).
Hoofdstuk III: De Executive Room
Artikel 4
De Executive Room werkt onder de verantwoordelijkheid van de CEO
Artikel 5
De ‘Executive Room’ heeft twee werkingspijlers, namelijk:
- Back Office voor de dagelijkse werkzaamheden, (secretariaat en externe managers)
- De Gewesten Vlaanderen – Brussel – Wallonië
Artikel 6
De Gewesten zijn samengesteld uit:
- Een public-affairs
- Ambassadeurs
- Elke andere operationele persoon die de CEO nodig acht
Artikel 7
De beschrijving van de taken is opgenomen in artikel 24 van dit huishoudelijk reglement.
Artikel 8
De duur van het mandaat van de public-affairs en de ambassadeurs wordt bevestigd door het Bestuursorgaan, op advies van de CEO.
Artikel 9
Tenzij contractueel anders overeengekomen, wordt de bezoldiging van de coördinator, de verbindingspersoon en de ambassadeurs als volgt vastgesteld:
- Verplaatsingen: volgens het wettelijk vastgelegd tarief
- Zitpenningen: EUR 0,00
Hoofdstuk IV: De gespecialiseerde comités
Artikel 10
De gespecialiseerde comités hebben een raadgevende rol voor de federatie.
De gespecialiseerde comités werken onder de verantwoordelijkheid van de CEO, dit op elk verzoek van het Bestuursorgaan of indien de CEO het nodig acht.
Artikel 11
De gespecialiseerde comités bestaan uit:
- personen die gespecialiseerd zijn in een bepaald merk of type voertuig
- gespecialiseerde verenigingen uit de wereld van de historische voertuigen
- personen die gespecialiseerd zijn in een specifiek domein zoals het milieu, brandstoffen, homologatie … deze lijst is niet uitputtend.
Artikel 12 – De secties
De secties kunnen worden opgericht met duidelijk omschreven richtlijnen, benoemingsprocedures en budgetten, bijvoorbeeld voor:
- auto’s;
- gemotoriseerde twee- en driewielers;
- bedrijfsvoertuigen;
- militaire voertuigen;
- landbouwvoertuigen;
- professionals;
- en elke andere sectie die in de toekomst relevant zou kunnen zijn
Voorstel procedure voor de samenstelling van de secties:
- Oproep aan kandidaten om een cv en een motivatiebrief in te dienen
- Indienen van de kandidaturen bij de CEO
- Organiseren van een gesprek met de kandidaten
- De geselecteerde kandidaten worden ter goedkeuring voorgelegd aan het bestuursorgaan
- Het bestuursorgaan stelt een kandidaat voor die de sectie zal voorzitten
Taken van de voorzitter van een sectie:
- Minimaal 2 vergaderingen per jaar organiseren
- Op verzoek van de CEO een vergadering organiseren om een bepaald onderwerp te behandelen
- De resultaten schriftelijk rapporteren aan de CEO
Artikel 13
De CEO kan een werkgroep van gespecialiseerde personen en/of verenigingen bijeenroepen/oprichten. Een werkgroep zal altijd worden voorgezeten door een vertrouwenspersoon die door het Bestuursorgaan wordt aangesteld en die in fine een rapport met zijn conclusies zal voorleggen aan de CEO.
Artikel 14
De bezoldiging van de personen en/of verenigingen wordt als volgt vastgesteld:
- Verplaatsingen : volgens het wettelijk vastgelegd tarief
- Zitpenningen: EUR 0,00
Hoofdstuk V: Contracten
Artikel 15
De CEO kan een beroep doen op:
- Personeel met een arbeidsovereenkomst
- Een bedrijf/vereniging met een contract van bepaalde of onbepaalde duur
Afschriften van de contracten worden bewaard op de maatschappelijke zetel van de vereniging.
Artikel 16 – Goedkeuring en ondertekening van contracten
De scheiding van functies en mandaten en het vierogenprincipe worden in de verschillende onderdelen van het beheer erkend.
Het Bestuursorgaan keurt een matrix goed waarin
- de functies/mandaten
- de monetaire drempels/uitgavenlimieten
- het type document of contract
worden bepaald met regels voor ondertekening en medeondertekening voor belangrijke bedragen of verbintenissen worden vastgelegd.
De matrix is een levend document dat eenmaal per jaar door het Bestuursorgaan wordt herzien om aan de omstandigheden te worden aangepast.
Hoofdstuk VI: Verplichtingen van de leden
Artikel 17
De leden dienen zich te houden aan de statuten, dit huishoudelijk reglement en de algemene betalingsvoorwaarden.
Hoofdstuk VII: Gebruik van het logo van de vereniging
Artikel 18
De leden mogen het logo van de vereniging gebruiken op voorwaarde dat zij de ‘huisstijl’ respecteren.
De vzw BEHVA moet een voorbeeld ontvangen van elke publicatie die door de leden wordt gemaakt en waarin het logo van de vereniging zichtbaar is. De vzw BEHVA behoudt zich het recht voor om te eisen dat het logo niet wordt gebruikt voor bepaalde publicaties en evenementen.
Hoofdstuk VIII: Vertrouwelijkheid
Artikel 19
Elke vertegenwoordiger en elke werknemer van de vereniging moet een vertrouwelijkheidsverklaring ondertekenen (zie bijlage 2 van dit huishoudelijk reglement).
Hoofdstuk IX: Benoemingen
Artikel 20
Personen die deel willen uitmaken van het Bestuursorgaan of die de federatie willen vertegenwoordigen (ambassadeur, public-affairs en alle andere vertegenwoordigingstaken), moeten hun kandidatuur met een CV en een motivatiebrief voorleggen.
Er wordt een transparante procedure toegepast om de doeltreffendheid van de benoemingen en herbenoemingen van de bestuurders en leidinggevenden te waarborgen. Het Bestuursorgaan stelt objectieve benoemingsprocedures en selectiecriteria vast.
Voor elke benoeming van een bestuurder of leidinggevende wordt een beoordeling gemaakt van de vaardigheden, kennis en ervaring die binnen het Bestuursorgaan reeds bestaan of die nodig zijn. Op basis van deze beoordeling wordt een beschrijving van de rol en de vereiste kennis en ervaring opgesteld.
In het geval van een nieuwe benoeming zorgt het Comité ervoor dat het, voor het de goedkeuring van de kandidaat door het Bestuursorgaan overweegt, voldoende informatie over de kandidaat heeft ontvangen, zoals zijn/haar curriculum vitae, een evaluatie op basis van het (de) eerste gesprek(en), een lijst van andere functies die de persoon bekleedt en, indien van toepassing, informatie over de beoordeling van zijn/haar onafhankelijkheid.
De bestuurders worden bij de indiening van hun kandidatuur naar behoren geïnformeerd over de omvang van hun verplichtingen, met name wat betreft de tijd die zij aan de uitoefening van hun mandaat zullen moeten besteden, waarbij ook rekening wordt gehouden met het aantal en het belang van hun andere verplichtingen.
De kandidaturen van nieuwe bestuurders wordt beoordeeld door een ad-hoccomité van bestaande bestuurders, voorgezeten door de voorzitter. De CEO wordt in dit proces geraadpleegd.
De vergoeding van de selectiecommissie is als volgt vastgesteld:
- Verplaatsingen: volgens het wettelijk vastgelegd tarief
- Zitpenningen: EUR 0,00
Voor de terugbetaling moet het model van de onkostennota worden gebruikt (zie bijlage 9).
Hoofdstuk X: Effectieve leden
Artikel 21
Aansluitend op artikel 6 van de statuten moet elk lid dat erkend wenst te worden als effectief lid op de Algemene Vergadering, een document invullen (zie bijlage 8) en dit uiterlijk 15 dagen voor de datum van de Algemene Vergadering (per post of e-mail) aan het secretariaat van de vereniging bezorgen.
De benoeming geldt alleen voor het jaar waarin de gewone Algemene Vergadering en, indien van toepassing, de buitengewone Algemene Vergadering in dat jaar wordt gehouden. Dit betekent dat de procedure voor elke gewone Algemene Vergadering moet worden herhaald.
Het Bestuursorgaan kan de benoeming van een effectief lid weigeren indien het niet heeft voldaan aan hoofdstuk VI van dit huishoudelijk reglement. De CEO zal een motivatiebrief opstellen en aangetekend naar dit lid versturen.
Hoofdstuk XI: Procedure voor de selectie/aanstelling van vertegenwoordigers van de liefhebbers, eigenaren en gebruikers van historische voertuigen
Artikel 22
Volgens artikel 6 van de statuten kunnen liefhebbers, eigenaren en gebruikers van historische voertuigen, met een maximum van tien vertegenwoordigers, effectief lid worden van de vereniging.
Onder de vele liefhebbers kunnen ten hoogste 10 personen deze groep vertegenwoordigen, aan de hand van de volgende procedure:
- Zes maanden voor de Algemene Vergadering zal de CEO een oproep tot kandidaten verzenden;
- Potentiële kandidaten moeten uiterlijk 3 maanden voor de Algemene Vergadering een motivatiebrief en een CV sturen naar de CEO;
- De CEO zal de aanvragen nakijken en een definitieve lijst opstellen, rekening houdend met de taalkundige en gewestelijke pariteit;
- Indien er meer dan 10 geslaagde kandidaten zijn, wordt tijdens de Algemene Vergadering gestemd;
Hoofdstuk XII: Functiebeschrijvingen
Artikel 23
Worden hierna vermeld de verschillende taken die op dit moment bestaan. Indien andere taken zouden worden ingevoerd, zal de beschrijving van deze taken aan dit document worden toegevoegd.
Voorzitter
De voorzitter, behalve in geval van overmacht, wordt door het Bestuursorgaan gekozen voor de gehele duur van zijn mandaat
De voorzitter wordt erkend om zijn professionalisme, zijn onafhankelijkheid, zijn coachingvaardigheden en zijn vermogen om consensus op te bouwen, te communiceren en vergaderingen te leiden.
De voorzitter is verantwoordelijk voor de doeltreffendheid en de werking van het Bestuursorgaan.
De voorzitter moet ervoor zorgen dat elke bestuurder zijn mandaat naar behoren kan vervullen, toezien op het aanhouden van de strategische koers, de debatten zo organiseren dat alle standpunten aan bod komen en zo de juiste beslissingen worden genomen, de consensus waarborgen/behouden en ervoor zorgen dat de belangen van alle belanghebbenden (stakeholders) op evenwichtige en billijke wijze worden behartigd.
De voorzitter zorgt ervoor dat het Bestuursorgaan zijn bevoegdheden op het juiste moment en met volledige kennis van zaken ten volle kan uitoefenen.
De voorzitter verzekert de wettelijke en statutaire conformiteit van de vergaderingen en besluiten van het Bestuursorgaan. Hij ziet erop toe dat de procedures voor de voorbereiding, de beraadslaging, de besluitvorming en de uitvoering van de besluiten naar behoren worden uitgevoerd.
De voorzitter leidt het Bestuursorgaan. Hij schept een klimaat van vertrouwen dat een open discussie en een constructieve uitdrukking van eventuele meningsverschillen mogelijk maakt. Hij zorgt ervoor dat er voldoende tijd is voor reflectie en discussie vooraleer beslissingen worden genomen. Wanneer een beslissing wordt genomen, steunen alle bestuurders haar uitvoering.
De voorzitter keurt de agenda van het Bestuursorgaan goed op voorstel van de CEO.
De voorzitter zorgt ervoor dat de bestuurders in de aanloop naar de vergaderingen en, indien nodig, tussen de vergaderingen door, nauwkeurig, beknopt, duidelijk en tijdig worden geïnformeerd, zodat zij met kennis van zaken kunnen deelnemen aan de besprekingen.
Alle bestuurders ontvangen dezelfde informatie.
De voorzitter gaat een nauwe relatie aan met de CEO, door ondersteuning en advies te geven, met respect voor de uitvoerende verantwoordelijkheden van de CEO. De voorzitter zorgt voor een doeltreffende interactie tussen het Bestuursorgaan en het uitvoerende management.
Net als de CEO vervult de voorzitter een vertegenwoordigende rol naar de buitenwereld toe. Beiden begrijpen elkaars verantwoordelijkheden. De voorzitter helpt en ondersteunt de CEO bij zijn taken. De CEO assisteert de voorzitter bij zijn taken.
De voorzitter zorgt voor een effectieve communicatie met de leden van de vereniging. Hij zorgt er ook voor dat de bestuurders de standpunten van de leden en andere belangrijke belanghebbenden begrijpen.
Vicevoorzitter
De vicevoorzitter vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid op de vergaderingen of om de besprekingen en de besluitvorming van het Bestuursorgaan voor te zitten op gebieden waar de voorzitter een belangenconflict zou hebben of om een andere reden niet beschikbaar zou zijn.
CEO
Het Bestuursorgaan bepaalt de bevoegdheden en verantwoordelijkheden die aan de CEO worden toevertrouwd en stelt in nauw overleg met de CEO een duidelijk delegatiebeleid vast.
De CEO is verantwoordelijk voor het operationele beheer van de vereniging en het dagelijks bestuur.
Zonder afbreuk te doen aan de toezichthoudende rol van het Bestuursorgaan, stelt de CEO interne controles in om financiële en andere risico’s te identificeren, te beoordelen, te beheren en te volgen, op basis van een door het Bestuursorgaan goedgekeurd kader.
De CEO legt het Bestuursorgaan tijdig de jaarrekening van de vereniging voor, die betrouwbaar, volledig en nauwkeurig moet zijn, in overeenstemming met de boekhoudkundige principes en het beleid dat van toepassing is op de vereniging.
De CEO verstrekt tijdig alle informatie die nodig is voor de uitoefening van zijn verantwoordelijkheden.
De CEO zorgt ervoor dat hij zijn verplichtingen aan het Bestuursorgaan nakomt en rapporteert aan de Bestuursorgaan.
De CEO doet voorstellen aan het Bestuursorgaan met betrekking tot de strategie van de vereniging en haar uitvoering.
De CEO heeft voldoende manoeuvreerruimte om de door het Bestuursorgaan goedgekeurde strategie uit te voeren, rekening houdend met de risico’s die de vereniging bereid is te aanvaarden.
Duidelijke en afdwingbare procedures regelen de beslissingsbevoegdheid van de CEO.
De relatie tussen de bestuurders en de CEO is transparant.
De arbeidsvoorwaarden en de vergoeding van de CEO zijn vastgelegd in een contract tussen de vereniging en de CEO.
Deze lijst is niet beperkt
Public-affairs
Taken
- De contactpersoon zijn voor de gewestelijke en gemeentelijke overheden van het gewest dat hij vertegenwoordigt.
- Lobbyen, politieke debatten volgen, …
- Documenten voorbereiden voor de autoriteiten (memorandum, dossiers …)
- De vereniging vertegenwoordigen bij de autoriteiten (vergaderingen …)
- Verslag uitbrengen aan de CEO (vergadering, rapport …)
- Samenwerken met de CEO
- Voorstellen doen om het imago en/of de werking van de vereniging te verbeteren
Ambassadeur
Taken
- Werkt onder de verantwoordelijkheid van de CEO
- Rapporteert aan zijn coördinator en geeft feedback over elk evenement dat hij bijwoont.
- Kan eventueel in andere gewesten werken als het een nationaal evenement betreft.
- Is het ‘visitekaartje’ van de vereniging.
- Promoot de producten en diensten van de vereniging bij de liefhebbers (leden, clubs, partners)
- Verzorgt de contacten tussen de gewestelijke clubs, de liefhebbers van historische voertuigen
- Bevordert een professioneel imago van de vereniging door vragen en verzoeken correct te beantwoorden.
- Neemt actief deel aan de teamvergaderingen en activiteiten die de vereniging organiseert (evenementen, conferenties,)
- Schrijft kleine artikelen, geïllustreerd met foto’s
- Stelt een jaarlijkse kalender van de gewestelijke evenementen op (ter goedkeuring voor te stellen)
- Zoekt kwalitatieve lokale partners (ter goedkeuring voor te stellen)
Waarnemer / Steward van historische rally’s
Taken
- Is het ‘visitekaartje’ van de vereniging en vertegenwoordigt de vereniging tijdens de regelmatigheidsrally’s voor historische voertuigen
- Neemt actief deel aan de conformiteitscontrole van voertuigen die deelnemen aan een regulariteitsrally
- Ziet toe op de naleving van de Voorschriften voor de Organisatie van Historische Regelmatigheidswedstrijden (VOHR) uitgegeven door de federatie en neemt indien nodig beslissingen om ervoor te zorgen dat ze worden nageleefd
- Neemt regelmatig (1 of 2 keer per jaar) deel aan de vergaderingen van de Evenementencommissie over het specifieke gebied van de organisatie van historische rally’s
- Is belast met de promotie en verdediging van de werking van de federatie bij de organisatoren, de deelnemers en de besturen
- Rapporteert over zijn activiteiten aan de persoon die verantwoordelijk is voor de evenementen
- Promoot de producten en diensten van de vereniging bij de liefhebbers (leden, clubs, partners, enz.).
- Bevordert een professioneel imago van de vereniging door vragen en verzoeken correct te beantwoorden
- Neemt actief deel aan de teamvergaderingen en activiteiten die door de vzw BEHVA worden georganiseerd (evenementen, conferenties, enz.).
- Schrijft kleine artikelen, geïllustreerd met foto’s
Verantwoordelijke voor de professionals
De verantwoordelijke voor de professionals werft nieuwe bedrijven als lid van de vereniging.
De verantwoordelijke voor de professionals stelt een lijst op van bedrijven die gespecialiseerd zijn in de restauratie, het onderhoud, de verkoop/aankoop van voertuigen en/of reserveonderdelen.
De verantwoordelijke voor de professionals organiseert ten minste eenmaal per jaar een vergadering met de leiding van de bedrijven die lid zijn van de vereniging.
De verantwoordelijke voor de professionals staat het centrale secretariaat bij voor specifieke aangelegenheden die verband houden met de professionele sector.
Office Manager
- Functie van directiesecretaris
- Beheer/toezicht op het administratieve personeel van het secretariaat
- Vervanging van secretaresses in geval van afwezigheid
- Functie van HR-manager
- Verantwoordelijk voor het boeken van vergaderzalen en/of andere activiteiten
- Beheer van de inschrijvingen op beurzen
- Beheer van de follow-up van de logistieke behoeften voor onze activiteiten
- Werkt onder de verantwoordelijkheid van de CEO, met wekelijkse feedback
- Neemt deel aan de vergaderingen van het Bestuursorgaan om de notulen op te stellen
De penningmeester
Het Bestuursorgaan bepaalt de bevoegdheden en verantwoordelijkheden die aan de penningmeester worden toevertrouwd.
De penningmeester controleert de regelmatigheid van alle financiële en boekhoudkundige verrichtingen. Hij bezit de nodige bekwaamheid en ervaring om deze taak uit te voeren.
De penningmeester legt aan de CEO en het Bestuursorgaan tijdig de jaarrekening van de vereniging voor, die betrouwbaar, volledig en nauwkeurig moet zijn, in overeenstemming met de boekhoudkundige principes en het beleid dat van toepassing is op de vereniging.
De penningmeester stelt de jaarbudgetten op en legt ze voor aan de CEO.
De penningmeester is de contactpersoon voor het door het Bestuursorgaan aangeduide boekhoudkantoor en ziet erop toe dat de btw- en/of andere aangiften binnen de wettelijke termijnen worden gedaan.
Verantwoordelijke voor evenementen
De verantwoordelijke voor evenementen beheert:
- De kalender van de evenementen die worden georganiseerd door de clubs of een andere organiserende vereniging/persoon
- De kalender van de regelmatigheidsrally’s
De verantwoordelijke voor evenementen trekt nieuwe organisatoren van regelmatigheidsrally’s aan, of overtuigt de organisatoren om zich aan het reglement van de vereniging te houden.
De verantwoordelijke voor evenementen organiseert ten minste eenmaal per jaar een bijeenkomst met de organisatoren van regelmatigheidsrally’s.
De verantwoordelijke voor evenementen moet alle vragen moeten kunnen beantwoorden over de regelmatigheidsrally’s en de diensten die de vereniging aanbiedt (rally pass, FIVA-paspoort …):
De verantwoordelijke voor evenementen heeft regelmatig contact met de coördinatoren over de gewestelijke evenementen.
De managers
Indien nodig kunnen managers worden aangewezen om specifieke taken uit te voeren. Voor elke functie wordt een profiel en een functiebeschrijving opgesteld door de CEO
Hoofdstuk XIII: Onafhankelijkheid van geest en belangenconflicten – definities en procedure
- ONAFHANKELIJKHEID VAN GEEST
Artikel 24: Principe van onafhankelijkheid van geest
De bestuurders hebben verplichtingen tegenover BEHVA VZW in haar geheel. Bijgevolg moet elke bestuurder te allen tijde en voor elke beslissing of handeling de belangen van de vereniging dienen, rekening houdend met de belangen van alle huidige en toekomstige leden, en deze belangen boven zijn eigen belangen plaatsen.
Bestuurders moeten de belangen van alle leden gelijkelijk in overweging nemen. Elke bestuurder moet redelijk en billijk handelen. Wanneer het Bestuursorgaan wordt opgeroepen om een beslissing te nemen, mogen de bestuurders geen rekening houden met hun persoonlijke belangen en moeten zij handelen in volledige onafhankelijkheid van geest.
Bestuurders verbinden zich ertoe geen enkele vergoeding te vragen of te aanvaarden, in contanten of in natura, noch enig persoonlijk voordeel dat hen wordt aangeboden als gevolg van hun professionele relatie met de onderneming. Dit omvat in het bijzonder adviesvergoedingen, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen en goedgekeurd door het Bestuursorgaan in overeenstemming met de procedure die van toepassing is op belangenconflicten.
De bestuurders hebben dus de plicht om elke handeling te vermijden die in strijd zou zijn of lijken te zijn met de belangen van BEHVA VZW. Zij brengen de Voorzitter van het Bestuursorgaan onmiddellijk op de hoogte van elke mogelijkheid dat een dergelijk belangenconflict zich voordoet.
- BELANGENCONFLICT: TEGENSTRIJDIG BELANG VAN VERMOGENSRECHTELIJKE AARD BIJ EEN BESLISSING OF EEN VERRICHTING DIE TOT DE BEVOEGDHEID BEHOORT VANHET BESTUURSORGAAN- TOEPASSING VAN DE PROCEDURE BEPAALD IN ARTIKEL 11 : 8 VAN HET WVV EN ARTIKEL 13 VAN DE STATUTEN
Artikel 25: Definitie van belangenconflict
Onder belangenconflict wordt verstaan elk belang van vermogensrechtelijke of financiële aard, rechtstreeks of onrechtstreeks, dat mogelijk strijdig is met de belangen van de vereniging bij het nemen van een beslissing of het goedkeuren of uitvoeren van een verrichting die tot de bevoegdheid behoort van het Bestuursorgaan , ongeacht de financiële waarde van de betrokken verbintenis.
Bij wijze van voorbeeld, en zonder beperking, worden de volgende situaties beschouwd als situaties die een belangenconflict onthullen:
- Elke beslissing of handeling met betrekking tot een dienstverleningsovereenkomst tussen de vereniging en een van haar bestuurders;
- Elke beslissing met betrekking tot een situatie waarin een van de bestuurders van de vereniging een belang heeft in een juridische entiteit die verbonden is met de vereniging;
- elke beslissing met betrekking tot een situatie waarin de vereniging geconfronteerd wordt met een bestuurder met potentieel tegenstrijdige contractuele, juridische of feitelijke financiële belangen;
Artikel 26: Informatieplicht
Als een bestuurder zich bewust wordt van een belangenconflict met betrekking tot een punt op de agenda van het Bestuursorgaan, moet hij onmiddellijk de andere bestuurders informeren, ten laatste bij het begin van de vergadering van het Bestuursorgaan dat een beslissing moet nemen.
Om ervoor te zorgen dat deze verklaring wordt nageleefd, wordt aan het begin van de agenda van elke vergadering van de Raad van Bestuur een specifiek punt opgenomen met de titel “Verklaring inzake belangenconflicten”.
Naast de verklaring van het bestaan van een belangenconflict moeten ook de redenen worden uitgelegd waarom het conflict zich voordoet.
Als een bestuurder niet zeker weet of hij of zij een belangenconflict heeft, moet hij of zij het Bestuursorgaan informeren. Het bestuur zal dan advies vragen aan een specialist op dit gebied. Dit advies is bindend voor de Vereniging.
Artikel 27: Beraadslaging en stemming over de beslissing
De betrokken bestuurder mag de beraadslaging van het Bestuursorgaan niet bijwonen, en a fortiori niet deelnemen aan de stemming.
De betrokken bestuurder verlaat de vergaderzaal of het digitale platform waarop de vergadering plaatsvindt, na zijn conflict te hebben toegelicht, maar na het begin van elke discussie, om te vermijden dat zijn standpunt de debatten beïnvloedt. De betrokken bestuurder verricht geen andere handelingen die de debatten zouden kunnen beïnvloeden.
Artikel 28: Notulen
In de notulen van het Bestuursorgaan dat de beslissing in verband met het belangenconflict moet nemen, moeten het bestaan van het conflict en de redenen ervoor worden vermeld. Ze moeten ook een gedetailleerde beschrijving geven van (i) de aard van de beslissing of verrichting in kwestie, (ii) de rechtvaardiging van de genomen beslissing en (iii) de financiële gevolgen voor de vennootschap.
Indien een bedrijfsrevisor wordt aangesteld, doet de voorzitter van het Bestuursorgaan hem een afschrift van de notulen toekomen.
- ANDERE SITUATIES MET BETREKKING TOT BELANGENVERSTRENGELING (NIET GESPECIFICEERD IN ARTIKEL 11: 8 VAN DEWVVEN ARTIKEL 13 VAN DE STATUTEN)
Artikel 29: Uitgebreid belangenconflict
Wanneer een bestuurder rechtstreeks of onrechtstreeks een belangenconflict van vermogensrechtelijke aard heeft bij een beslissing of een verrichting van de vereniging die in principe niet tot de bevoegdheid van het Bestuursorgaan behoort (maar bijvoorbeeld wel tot die van de directiekamer), brengt hij de Voorzitter van het Bestuursorgaan hiervan op de hoogte alvorens een contract of verbintenis aan te gaan. De Voorzitter van het Bestuursorgaan brengt automatisch verslag uit aan het Bestuursorgaan, ongeacht de financiële waarde van de betrokken verbintenis.
Wanneer een bestuurder rechtstreeks of onrechtstreeks een belangenconflict heeft van niet-eigendomsrechtelijke aard of een al dan niet eigendomsrechtelijk parallel belang bij een beslissing of een verrichting van de Vereniging, zal hij de voorzitter van het Bestuursorgaan hiervan onmiddellijk op de hoogte brengen. De voorzitter van het Bestuursorgaan brengt in elk geval verslag uit aan het Bestuursorgaan.
In geval van een dergelijk belangenconflict moeten de notulen van het Bestuursorgaan melding maken van de redenen, de aard van de betrokken beslissing of verrichting, de daaruit voortvloeiende financiële gevolgen en de rechtvaardiging van de door de vereniging genomen beslissing, ongeacht de situatie in kwestie. In voorkomend geval wordt deze informatie in de BNB gepubliceerd samen met de jaarrekening van het boekjaar waarin het belangenconflict zich heeft voorgedaan.
Artikel 30: Preventieve maatregelen
Alle mogelijke transacties tussen de vereniging en haar bestuurders, of tussen de vereniging en externe partijen die nauw verbonden zijn met de bestuurders (andere verenigingen en/of vennootschappen waarvan zij lid/aandeelhouder zijn, bestuurders/managers, werknemers, zaakvoerders, enz.
In het bijzonder moet elke bestuurder zich bewust zijn van alle belangenconflicten die kunnen ontstaan tussen de vereniging, haar bestuurders, haar referentieleden en andere leden. Bestuurders die worden voorgedragen door referentieleden moeten ervoor zorgen dat de belangen en intenties van deze leden voldoende duidelijk zijn en dat ze tijdig worden meegedeeld aan het Bestuursorgaan.
Het Bestuursorgaan dient zodanig te handelen dat belangenverstrengeling, of de schijn daarvan, wordt voorkomen.
BIJLAGEN BIJ HET
HUISHOUDELIJK REGLEMENT
- HANDVEST VAN DE VERTEGENWOORDIGERS
Dit handvest heeft tot doel een reeks goede praktijken te koppelen aan de verschillende functies van de personen die gemachtigd zijn om de vereniging te vertegenwoordigen, om zo het goede bestuur van de federatie te verzekeren.
Dit handvest is van toepassing op alle personen die de vereniging vertegenwoordigen, op de leden van het Bestuursorgaan, op de ambassadeurs en op andere personen die de vereniging moeten vertegenwoordigen op grond van een door het Bestuursorgaan verleend mandaat.
Het algemene toepassingsgebied van de bepalingen van dit handvest kan worden aangevuld met bijzondere kenmerken en bepalingen die eigen zijn aan het specifieke orgaan of die in de statuten of het huishoudelijk reglement zijn of zullen worden gedefinieerd.
In de uitoefening van hun mandaat nemen de personen die gemachtigd zijn om de vereniging te vertegenwoordigen en die hierna de vertegenwoordigers van de vereniging worden genoemd, de volgende houding aan, die in 12 fundamentele bepalingen wordt beschreven:
Trouw
De vertegenwoordigers van de vereniging zijn trouw aan haar statuten en haar geest, en aan het huishoudelijk reglement dat de organisatie van de federatie regelt en waarvan zij bevestigen kennis te hebben genomen.
Respect voor het algemeen belang
De vertegenwoordigers van de vereniging dienen in de eerste plaats het algemeen belang van de sector en de leden die zij vertegenwoordigen, en zullen op geen enkele wijze hun eigen belangen laten primeren.
Beroepstrots
De vertegenwoordigers van de vereniging tonen hun trots op alle sectoren die zij vertegenwoordigen en drukken hun engagement uit op een constructieve manier, met respect voor de andere sectoren die in de vereniging aanwezig zijn.
Wijs onderhandelen
De vertegenwoordigers van de vereniging benutten hun wijsheid om hun rol van bemiddelaar en diplomaat optimaal te spelen. Zij stellen alles in het werk om de belangen van de sector te verdedigen en streven altijd naar consensus.
Kennis ter beschikking stellen
De vertegenwoordigers van de vereniging stellen hun kennis en knowhow ter beschikking aan de federatie en haar leden.
Loyaliteit
De vertegenwoordigers van de vereniging houden zich loyaal aan de gemaakte afspraken en komen niet terug op hun gegeven woord.
Kritische geest, maar in een streven naar consensus
Van de vertegenwoordigers van de vereniging wordt verwacht dat zij kritisch en constructief zijn en openstaan voor consensus.
Voorrang van het ideaal op het persoonlijke belang
In de uitoefening van hun mandaat plaatsen de vertegenwoordigers van de vereniging idealisme en een gevoel van idealisme boven individuele overwegingen en eigenbelang. In voorkomend geval onthouden zij zich bij de besluitvorming om een belangenconflict te vermijden.
Integriteit
De vertegenwoordigers van de vereniging behoeden de integriteit van de federatie en anticiperen op elke inbreuk die tegen haar wordt gepleegd.
Teamgeest
De vertegenwoordigers van de vereniging werken aan een gevoel van saamhorigheid met het team waarvan ze deel uitmaken en bevorderen de eendracht binnen hun groep en in de vereniging.
Respect voor de missie en de waarden
De vertegenwoordigers van de vereniging staan garant voor de missie en de waarden van de federatie.
Kwaliteiten van de vertegenwoordigers
De vertegenwoordigers van de vereniging bezitten de nodige persoonlijke en professionele kwaliteiten op het vlak van integriteit, eerlijkheid, loyaliteit en ethiek. Zij zorgen ervoor dat zij altijd de vaardigheden en kennis bezitten die nodig zijn om hun mandaat uit te oefenen.
- VERTROUWELIJKHEIDSOVEREENKOMST
Opmerking: het onderstaande is een modeldocument dat bij wijze van voorbeeld wordt gegeven en nog moet worden aangepast aan de behoeften van de vereniging
Tussen,
De vereniging zonder winstoogmerk Belgian Historic Vehicle Association, met ondernemingsnummer BE 0435.957.689, met maatschappelijke zetel te 1020 Brussel, Esplanade 1/51, vertegenwoordigd door XXXX in zijn hoedanigheid van CEO van de vereniging;
Enerzijds,
En,
(schrappen wat niet past)
Ofwel
De vennootschap <Bedrijfsnaam>, <Vennootschapstype> met ondernemingsnummer <BE XXXX.XXX.XXX>, met maatschappelijke zetel te <Adres>, vertegenwoordigd door <Bedrijfsleider> in zijn hoedanigheid van <Functie> van de vennootschap;
Ofwel
Naam en achternaam
Adres
Functie in de vzw BEHVA
Aan de andere kant,
Elke partij kan ertoe worden gebracht de andere partij vertrouwelijke informatie te verstrekken tijdens hun ontmoetingen, presentaties, werkvergaderingen, onderhandelingen, besprekingen, overleg of andere vormen van bijeenkomsten (hierna ‘zakelijke betrekkingen’).
- Vertrouwelijke informatie
De term ‘vertrouwelijke informatie’ verwijst naar alle documenten en informatie, van om het even welke aard, die een van de partijen aan de andere partij heeft meegedeeld, in om het even welke vorm en in het bijzonder mondeling in het kader van hun zakelijke betrekkingen.
- Verplichtingen van de partijen
Elke partij verbindt zich er enerzijds toe het geheel of een gedeelte van de vertrouwelijke informatie aan niemand bekend te maken of mee te delen, en anderzijds alle maatregelen te nemen om te verzekeren dat de vertrouwelijkheid wordt bewaard, in het bijzonder door haar personeel.
De partijen verbinden zich ertoe vertrouwelijke informatie alleen te verstrekken aan hun vaste personeel dat ze noodzakelijkerwijs moet kennen in het kader van de zakelijke betrekkingen.
Elke partij verbindt zich er als begunstigde toe geen gebruik te maken van de vertrouwelijke informatie voor een ander doel dan dat van de zakelijke betrekkingen.
Meer in het algemeen mogen bestuurders de informatie die zij in hun hoedanigheid van bestuurder ontvangen niet gebruiken voor andere doeleinden dan de uitoefening van hun mandaat.
- Eigendom
De vertrouwelijke informatie, van elke aard en in elke vorm, die een partij verstrekt, blijft haar exclusieve eigendom.
De partijen verbinden zich ertoe alle documenten, van elke aard en in elke vorm, op verzoek aan elkaar terug te sturen en geen enkele kopie of reproductie te bewaren.
Elke partij verbindt zich ertoe geen aanspraak te maken op industriële, literaire of artistieke eigendomsrechten op de Vertrouwelijke Informatie en op de kennis die op deze Vertrouwelijke Informatie gebaseerd is.
- Duur
Deze overeenkomst treedt in werking op de dag van haar ondertekening door elk van de partijen.
De in dit artikel opgenomen verplichtingen blijven van kracht zolang de vertrouwelijke informatie niet in het publieke domein komt.
- Toepasselijk recht & bevoegde rechtbank
Deze overeenkomst wordt geregeld door het Belgische recht.
Elk geschil dat tussen de partijen kan ontstaan met betrekking tot deze overeenkomst valt onder de uitsluitende bevoegdheid van de Rechtbank van Koophandel van Brussel.
Gedaan in tweevoud, te < plaats van ondertekening>.
Op <datum van vandaag>
Voor de vzw BEHVA Voor <Bedrijf 2>
< Naam + voornaam> < Naam + voornaam>
< Handtekening> < Handtekening>
- ONZE WAARDEN
- Behoud van het erfgoed
Net zoals statische monumenten de tijd trotseren, maken onze oldtimers deel uit van het kostbaarste en duurzaamste ‘mobiele historisch erfgoed’. De vzw BEHVA ‘waakt’ nauwgezet over de bescherming van het kostbare erfgoed van al haar leden en belanghebbenden.
Dankzij een echt professionele en proactieve ondersteuning kan onze federatie het behoud van onze gemeenschappelijke passie op de best mogelijke manier garanderen.
- Zorg voor het milieu
De vzw BEHVA weet uiteraard dat de aandacht voor de mens en het milieu een onbetwistbare plaats heeft in de wereld van ons maatschappelijke welzijn.
Ecologisch denken en handelen is vooral gebaseerd op een gedeeld besef van moraal en respect. In haar beleid zal onze federatie, als vertegenwoordiger van de eigenaren van oldtimers, alle nodige en haalbare aandacht besteden aan het behoud van een natuurlijke en duurzame leefomgeving, waarbij we ijveren voor aanvaardbare compromissen tussen mens, technologie en natuur.
- Klantgerichtheid
‘BEHVA vzw, uw coach in het oldtimerverkeer…’
De vzw BEHVA levert niet alleen optimale professionele diensten maar hecht ook bijzonder veel belang aan de tevredenheid en het welzijn van al haar leden. Actief luisteren, gezamenlijk overleg, kennis en erkenning van de wensen en behoeften van onze branche en de optimale verdediging van iedere liefhebber van oldtimers zijn sinds onze oprichting de fundamenten van onze klantgerichte visie.
- Integriteit
Integriteit is een vaste waarde van de vzw BEHVA en wordt gekenmerkt door een voortdurende naleving van de vastgestelde waarden en normen, zelfs onder externe druk. In de uitvoering van de haar toevertrouwde taken houdt de vzw BEHVA rekening met haar verantwoordelijkheden en met vaste regels. Ze doet dat op een gepaste, bedachtzame, efficiënte en loyale manier, in het wederzijds belang van haar aangesloten clubs en leden.
- Respect
‘Respect tonen, is winnen.’ Wederzijds respect is niet alleen de basis van een leefbare samenleving … Het is ook een vaste waarde die in onze federatie naar voren wordt gebracht. Respect, waardering, aandacht voor elkaars ideeën en luisteren zijn ‘gemeenschappelijke pijlers’ die integraal deel uitmaken van onze vereniging voor en door de leden, het symbool van de vzw BEHVA.
- Kwaliteit
De capaciteit van de vzw BEHVA vloeit rechtstreeks voort uit het geheel van 9 intrinsieke eigenschappen (waarden) die onze federatie en haar leden delen. De kwaliteit komt tot uiting in de vele vergaderingen waarin het delen van gemeenschappelijke belangen, collectieve belangen en ideeën van elk lid constructief bijdraagt aan de functionaliteit en kwaliteit van onze federatie.
Kwaliteit = kwaliteitstijd delen
- Teamspirit
‘Het gevoel van samenhorigheid’ symboliseert het feit dat men deel uitmaakt van een groep mensen die gemotiveerd zijn en in dezelfde richting gaan, die zowel in de vzw BEHVA en haar oldtimerclubs als daarbuiten hun engagement ontwikkelen. De ziel van de vzw BEHVA en haar clubs bestaat erin om mensen samen te brengen die het gevoel hebben tot een hechte groep te behoren, en om die boodschap van eendracht in de buitenwereld te verspreiden. De uitwisseling van ideeën in een teamgeest garandeert niet alleen een positieve band tussen de liefhebbers van oldtimers, maar versterkt ook de sociale rol van de vzw BEHVA en haar aangesloten clubs.
- Onafhankelijkheid
De vzw BEHVA voert een volledig onpartijdig, formeel en uniform beleid. De vzw BEHVA zal nooit handelen in naam van of voor politieke doeleinden/motieven of acties in verband met de bevoegde autoriteiten. De vzw BEHVA zal altijd als een autonome en neutrale federatie werken en zal volledig onafhankelijk en onbevooroordeeld de belangen van alle aangesloten clubs en leden verdedigen.
- Communicatie
De doelstelling van de vzw BEHVA is het informeren, ondersteunen, betrekken en stimuleren, ‘in nauwe samenhang met onze federatie’, van alle Belgische eigenaren van oldtimers en aangesloten clubs. De grote ‘inspiratie’ van onze federatie is gebaseerd op een productieve en constructieve uitwisseling van ideeën in het hele land, in de vorm van een dialoog. De vzw BEHVA pleit in haar communicatie steeds voor duidelijke en uniforme informatie, gericht op en ondersteund door haar doelgroep, met als basisfilosofie: ‘communicatie is het scheppen van consensus’.
- ALGEMENE SELECTIECRITERIA
Artikel 13 van de statuten van de BEHVA voorziet een benoemingsprocedure voor de aanstelling van de bestuurders en vertegenwoordigers van de vereniging.
Het eerste selectiecriterium is de kennis en de aanvaarding door de kandidaten van:
- De statuten van de vereniging
- Het huishoudelijk reglement
- De 12 basisbepalingen van het handvest van de vertegenwoordigers
- De waarden van de vereniging zoals vastgesteld door het Bestuursorgaan van 05.06.2019
- De vertrouwelijkheidsovereenkomst
Voor de kandidaat-bestuurders is een standaardbrief opgesteld die de kandidaat voor akkoord dient te ondertekenen. De brief formuleert de belangrijkste punten die tijdens de aan de orde zijn gekomen, en de belangrijkste modaliteiten van het toekomstige mandaat.
Alle elementen die in het handvest van de vertegenwoordigers, in de waarden van de vereniging en in de modelbrief zijn opgenomen, moeten deel uitmaken van de selectiecriteria, in het bijzonder:
- Trouw aan de organen van de vereniging
- Respect voor het algemeen belang
- Beroepstrots
- Wijs onderhandelen
- Kennis ter beschikking stellen
- Loyaliteit
- Kritische geest, maar in een streven naar consensus
- Voorrang van het ideaal op het persoonlijke belang
- Integriteit
- Teamgeest
- Collegialiteit
- Discretie
- Respect voor de missie en waarden
- Bezit van de vaardigheden en kennis die nodig zijn om het mandaat uit te voeren
De kandidaten moeten over een passende combinatie van vaardigheden, kennis en ervaring beschikken om hun mandaat uit te oefenen.
In termen van ervaring zal men rekening houden met onder meer de ervaring in:
- Conflictbeheersing
- Strategie op korte, middellange en lange termijn
- Besluitvorming
- Bedrijfsprocessen
- Financiële analyse
- Budgettering
- Risicoanalyse
Zij moeten ook de nodige tijd kunnen vrijmaken om zich aan de activiteiten van de vereniging te wijden (zie de modelbrief).
Het professionele netwerk van de kandidaat is bepalend voor de keuze, omdat het als bron van de juiste introducties, de juiste partners en de juiste adviezen een hefboom is die de uitvoering van de strategie van de vereniging bevordert.
De professionele reputatie van de kandidaat maakt het ontwikkelingsproject van de vereniging geloofwaardig, trekt talent aan en stelt de leden gerust. Ze geeft de vereniging een actief dat deel uitmaakt van haar immateriële vermogen.
- Ideaal profiel van een BEHVA Medewerker
Algemeen profiel – zie afzonderlijke bijlage
- Man/vrouw
- De liefhebbers van het toegewezen gewest vertegenwoordigen
- De contactpersoon zijn voor de verschillende instanties
- Een e-mailadres & internettoegang hebben
- Een mate van juridische kennis bezitten
- Een basiskennis bezitten van de wetgeving en/of de procedures (inschrijving, technische keuring, verkeersregels, belastingen, milieu, enz.)
- Een basiskennis bezitten van de structuur en de werking van de vzw BEHVA
- Vlot in de omgang, dynamisch en enthousiast zijn
- Beschikbaar zijn op onregelmatige dagen en uren
- Elementaire computervaardigheden bezitten (Word, Excell, PowerPoint)
- Bereid zijn om opleidingen te volgen op verzoek van de vereniging
- Volhardend, gemotiveerd en resultaatgericht zijn
- Een teamspeler zijn.
- De waarden van de vereniging delen
- Het behoud van het erfgoed en de wereld van het historische voertuig is een passie.
- Bereid zijn om diverse opleidingsmodules te volgen (mechanisch, technisch, juridisch).
Ideaal profiel van een bestuurder
Ideaal is de bestuurder:
Vertrouwd met de vier kernopdrachten van het Bestuursorgaan:
- Sturen/richting geven:
- visieen ‘purpose’ bepalen
- zorgen dat de federatie over een strategie beschikt, dat de route wordt uitgestippeld
- ambities vastleggen
- zorgen voor een leidinggevende structuur
- leidinggevende(n) binnen een ruim kader zelfstandig laten functioneren.
- Toezicht en controle:
- opefficientgebruik van middelen en investeringen
- op naleving van statuten, Huishoudelijk Reglement enrichtlijnen ;op compliance met regelgeving ; op aanvaardbaarheid voor toezichtshouders
- Vastleggen van normen en waarden, erop toezien dat ze ook worden nageleefd ; bijdragen t.b.v maatschappelijk- en ethisch verantwoord gedrag
- Verantwoordelijkheid dragen voor acties en beslissingen
In staat de federatie met de volgende troeven te dienen (ideaal « tick the boxes » profiel) :
- Tweetalig, met ervaring in mobiliteit-, erfgoed-, of sportgerelateerde bestuursmodellen
- Startegische visie op de sector van historische voertuigen en op belangrijke uitdagingen
- Kennis uit de wereld van ondernemingen en verenigingen, ervaring met de corporate governance van vzw’s
- Specifieke kennis van de « markt » van federatie en clubs
- Inzicht in maatschappelijke evoluties ; inzicht in het beoordelen en evalueren van gedragingen en verwachtingen van gepassioneerde hobbyisten
- Aandacht voor, en ervaring in waardecreatie, « value propositions »
- Strategisch inzicht in ontwikkelingen in de dienstverlenende sector, en meer in het bijzonder inzake digitalisering
- Financiële kennis
- Beheersing van het regionaal, federaal en Europese wetgevend en regulerend kader
- Inzicht ins advocacy/lobby activiteiten en acceptatie ervan bij politieke betrokkenen
- Inzicht in de verwachtingen van de CEO en zijn team, o.a. in humanresourcesbeleid
- Analystisch sterk t.b.v strategische bijdrage in hoe de federatie verder moet groeien
- Ervaring in transformatie
- Aanbrengen van kennis buiten af ; van netwerken in de civiele en politieke samenleving : referenties en benchmarks bezorgen, ook op internationaal vlak.
- Beschikbaar zijn voor de CEO en specifieke opdrachten kunnen aanvaarden als bestuurderstaak.
Inzake « soft skills », wordt van de bestuurder verwacht:
- Dat hij ertoe bijdraagt dat het Bestuursorgaan als groep functioneert
- Dat hij zich gaarne verdiept in de collégiale besluitvorming rond opportuniteiten en problemen
- Zonder af te zien van zijn toezichthoudende plicht, dat hij zijn vertrouwen schenkt aan zijn collega-bestuurders, aan de CEO, en aan het leidinggevend team
- Dat hij aandacht betuigt voor ieders standpunt
- Dat hij zich na discussie schaart aan de zijde van de meerderheid
- Dat hij positief ingaat op tijdelijke en toevallige factoren die van hem een extra inspanning vragen
- Dat hij zijn discretieplicht respecteert
- MODEL VAN VOORSTEL VAN EEN BESTUURDERSMANDAAT
Het voorstel van mandaat is een brief, een schriftelijk document dat wordt ondertekend door de kandidaat en de door het Bestuursorgaan gemandateerde voorzitter, of door een andere persoon die de vereniging kan binden. Het formuleert de belangrijkste punten die tijdens de selectieprocedure in het Benoemingscomité aan de orde zijn gekomen, en de belangrijkste modaliteiten van het toekomstige mandaat.
Mevrouw, mijnheer…
Betreft: Voorstel voor een bestuurdersmandaat
Het Bestuursorgaan van de vzw BEHVA beslist om uw kandidatuur als bestuurder te aanvaarden.
Deze brief heeft tot doel de voorwaarden te bepalen voor uw aanstelling als bestuurder in het Bestuursorgaan van de vzw BEHVA. Hij vormt geen arbeidsovereenkomst of managementovereenkomst. Hij heeft uitsluitend tot doel de wensen van de vereniging met betrekking tot de uitoefening van de functie van de toekomstige bestuurder te specificeren.
Uw benoeming tot bestuurder zal ingaan na de Algemene Vergadering van …/…/…, op voorwaarde dat de Algemene Vergadering uw benoeming goedkeurt.
Voorgesteld wordt de duur van uw mandaat vast te stellen op drie jaar. Het mandaat kan echter te allen tijde en zonder opzeggingstermijn worden beëindigd, overeenkomstig de gewone regels van het recht en de statuten. De door het Bestuursorgaan vastgestelde leeftijdsgrens is 75 jaar.
Over de verlenging of hernieuwing van uw mandaat na de eerste termijn zal worden beslist op basis van de evaluatie door het Bestuursorgaan en de beslissing van de Algemene Vergadering.
Wij menen dat de uitoefening van uw mandaat na de inleidende fase een voldoende algemene beschikbaarheid zal vereisen. Dit betekent een passende en specifieke deelname aan en voorbereiding van elk van de volgende vergaderingen:
- Vergaderingen van het Bestuursorgaan
- Vergaderingen van de Algemene Vergadering
- Strategische en/of specifieke vergaderingen
Door de voorwaarden van uw benoeming als bestuurder te aanvaarden, bevestigt u dat u daadwerkelijk beschikbaar bent om aan deze verwachtingen te voldoen. Indien eventuele toekomstige verbintenissen een impact zouden kunnen hebben op de tijd die aan de uitoefening van uw mandaat als bestuurder moet worden besteed, moeten ze vooraf ter goedkeuring aan de voorzitter worden voorgelegd.
Het Bestuursorgaan is een collegiaal orgaan dat in het uitsluitende belang van de vereniging beslist. Het Bestuursorgaan beslist over de waarden en de strategie van de vereniging en bepaalt het algemene risicobeleid en het algemene beleid van de vereniging.
Door deze brief te ondertekenen, verklaart u dat u geen direct of indirect belangenconflict hebt met de vereniging. In geval van een belangenconflict stelt u de voorzitter van het Bestuursorgaan onmiddellijk op de hoogte.
Alle informatie die wordt verkregen in het kader van uw benoeming, tijdens uw mandaat en na zijn einde is en blijft strikt vertrouwelijk.
Het bestuurdersmandaat van de vzw BEHVA wordt onbezoldigd uitgeoefend. Redelijke kosten in verband met de uitoefening van uw mandaat worden echter vergoed op voorlegging van een schriftelijk bewijs van de gedane kosten.
Voor de goede orde wordt u een kopie van de statuten van de vereniging toegezonden, evenals een kopie van het huishoudelijk reglement, het handvest van de vertegenwoordigers van de vereniging, de waarden van de vereniging en een vertrouwelijkheidsverklaring.
Door deze brief te ondertekenen, aanvaardt u de voorwaarden van uw mandaat als bestuurder onder voorbehoud van de aanvaarding van uw kandidatuur door de Algemene Vergadering.
Dit document is opgesteld in twee originele exemplaren, waarvan één gedateerd en gesigneerd exemplaar naar de vereniging wordt teruggestuurd.
Gedaan te ……………. op … /… /…..
Te ondertekenen, voorafgegaan door de vermelding ‘Voor akkoord’.
De kandidaat Voor de vzw BEHVA (naam en hoedanigheid)
- Modelbrief om bij het handvest van de vertegenwoordigers van de vzw BEHVA te voegen
Mevrouw, mijnheer,
Bijgevoegd vindt u het handvest van de vertegenwoordigers van onze vereniging.
Dit handvest heeft tot doel een reeks goede praktijken te koppelen aan de verschillende functies van de personen die de vzw BEHVA mogen vertegenwoordigen, om zo het goede bestuur van onze federatie te verzekeren.
Het handvest is van toepassing op alle personen die de vzw BEHVA vertegenwoordigen, op de leden van het Bestuursorgaan, op de gespecialiseerde Comités, op de ambassadeurs en op andere personen die de vzw vertegenwoordigen krachtens een door het Bestuursorgaan verleend mandaat.
De algemene bepalingen van dit handvest kunnen worden aangevuld met bijzonderheden en bepalingen die specifiek zijn voor een gegeven instantie en die in de statuten of het huishoudelijk reglement zijn of zullen worden vastgesteld.
Wij verzoeken u met klem dit handvest te lezen, de geest en de reikwijdte ervan te respecteren en ons een voor akkoord ondertekend exemplaar terug te sturen.
Met vriendelijke groet,
- Model van de aanvraag van effectief lidmaatschap
Gelieve dit document in te vullen en ons vóór XX/XX/XXX terug te sturen, per e-mail naar mailto:sec@bfov-fbva.besec@behva.be of per post naar BEHVA vzw, Esplanade 1/51, 1020 Brussel
Naam van de club;
Lidmaatschapsnummer:
Naam van de verantwoordelijke persoon:
AANVRAAG VAN EFFECTIEF LIDMAATSCHAP IN XXXX
Volgens artikel 6 van de statuten hebben alleen de effectieve leden stemrecht in de Algemene Vergadering.
Om effectief lid te worden in XXXX, volstaat het dat u het bijgevoegde formulier ‘Aanvraag van effectief lidmaatschap’ invult en vóór XX/XX/XXXX (postdatum) naar ons terugstuurt. Zelfs als u in XXXX een effectief lid was, moet u deze procedure herhalen om in XXXX een effectief lid te blijven.
Ondergetekende …………………………………………………………………………………………………………….
handelend als …………………………………………………………………………………………………
vraagt de BEHVA vzw om de club als effectief lid te erkennen in XXXX en zo automatisch het stemrecht te verkrijgen.
Gedaan te………………………….. op ………………………………
Handtekening
- Handvest voor bestuurders van historische voertuigen
Het besturen van historische voertuigen is een recreatieve, culturele en sociale activiteit die bijdraagt tot het duurzame beheer van een levend erfgoed dat door zoveel mogelijk mensen kan worden bewonderd.
De Belgian Historic Vehicle Association (BEHVA) stelt een charter voor bestuurders van historische voertuigen voor. Hierin worden de principes van duurzaam gebruik van voertuigen en, bij uitbreiding, hun behoud uiteengezet. De bestuurder van een historisch voertuig herkent zich dus in de onderstaande principes:
Ik ben er trots op om deel te nemen aan een cultureel werk van behoud en publieke opwaardering.
Als een authentieke en gezellige activiteit zie ik elk uitstapje met mijn historisch voertuig als een levenskunst gebaseerd op de respectvolle ontdekking van andere streken langs pittoreske wegen, een handreiking naar het publiek.
Ik houd me aan alle wettelijke en reglementaire beperkingen.
Ik erken dat de speciale behandeling die is voorbehouden aan historische voertuigen op het gebied van belastingen, verzekeringstarieven, frequentie van technische keuringen – en keuringscriteria – en toegang tot Low Emission Zones (LEZ), wordt verleend op grond van recreatief en occasioneel gebruik, onder voorbehoud van gebruiksbeperkingen die ik nauwgezet naleef.
Ik gedraag me verantwoordelijk en respectvol, en ik stel me open en genereus op.
Als erfgenaam van een cultuur beoefen ik de “kunst” van ontspannen, oplettend en anticiperend rijden, met respect voor anderen en voor het voertuig dat ik onder controle heb.
Ik ben me bewust van de mogelijkheden en de grenzen van mijn voertuig en ik zorg voor harmonie met andere weggebruikers die niet vertrouwd zijn met de kenmerken van oudere voertuigen. Ik pas mijn rijgedrag aan de weers- en wegomstandigheden aan.
Ik vermijd routes waar ik andere weggebruikers of omwonenden zou kunnen hinderen in termen van ruimte en/of tijd.
Ik ben me bewust van de risico’s die het besturen van een historisch voertuig met zich meebrengt en verbeter voortdurend de veiligheidsomstandigheden voor niet-vervoerde derden – mannen, vrouwen, kinderen, dieren – en voor mijn passagiers en mijzelf.
Door de tijd te nemen om de verschillende routes te verkennen, draag ik bij aan de inkomsten uit het toerisme.
Waar ik ook ben, ik sta ervoor open om mijn enthousiasme, mijn kennis en mijn passie met anderen te delen.
Ik besteed bijzondere aandacht aan jongeren, want zij zijn de verzamelaars en bestuurders van morgen, en mijn beste bondgenoten om gezellige momenten te creëren.
Ik promoot een toegankelijke, duurzame en respectvolle relatie met historische voertuigen.
Ik gebruik een voertuig dat in uitstekende staat verkeert en goed onderhouden is.
Ik zal mijn voertuig in zijn oorspronkelijke historische staat houden zonder wezenlijke veranderingen aan te brengen aan de technische kenmerken, veiligheidsverbeteringen toevoegen waar dat technisch mogelijk is, maar in alle gevallen in overeenstemming met de wetgeving.
Ik voer regelmatig en zorgvuldig onderhoud uit en vertrouw al het werk dat buiten mijn bevoegdheid valt – in het bijzonder reparaties – toe aan een erkende professional in de sector.
Ik gebruik bij voorkeur originele of gelijkwaardige onderdelen, die bijdragen aan de levensduur en authenticiteit van het voertuig.
Ik respecteer de termijnen voor periodieke technische controles. Indien vrijgesteld, laat ik mijn voertuig regelmatig controleren door een professional.
Ik beperk mijn impact op het milieu.
Ik maak gebruik van de diensten van professionals in de sector die over de apparatuur beschikken om brandstof- en ontstekingssystemen af te stellen en de uitstoot van vervuilende stoffen te meten en af te stellen.
Ik let op mijn brandstofverbruik om de CO2-uitstoot te beperken.
Ik overschrijd geen aanvaardbare geluidslimieten.
Ik beperk mijn waterverbruik bij het schoonmaken en zorg ervoor dat schoonmaakproducten in overeenstemming met de wet worden behandeld.
Ik ondersteun de circulaire economie door onderdelen en materialen te hergebruiken, op te knappen en te recyclen in plaats van ze als afval te (laten) verwerken.
Meer in het algemeen zorg ik ervoor dat ons mobiele erfgoed behouden blijft.
Ik neem deel aan speciale evenementen, waar het delen van ervaringen en advies met andere enthousiastelingen de kennis verrijkt en het erfgoed consolideert, door het grote publiek diensten aan te bieden die een museum op wielen waardig zijn.
- HANDVEST VAN DE PROFESSIONALS IN HISTORISCHE VOERTUIGEN ERKEND DOORBEHVA
Dit handvest getuigt van de wens van de Belgische professionals in de restauratie, de herstelling, het onderhoud en de handel in historische voertuigen, erkend door de BEHVA (Belgian Historic Vehicle Association), om hun activiteiten op een integere manier uit te voeren en de uitdagingen van vandaag en morgen aan te gaan.
Het stelt erkende professionals in staat om hun klanten te verzekeren dat hun praktijken voldoen aan gemeenschappelijke kwaliteitscriteria.
De toepassing van de beroepspraktijk wordt in de eerste plaats vermeld in de Wet, die zijn kracht ontleent aan reglementaire teksten die geen enkele professional mag negeren.
Meer in het bijzonder verbindt de door het BEHVA erkende professional in historische voertuigen zich ertoe om :
- De activiteit van hun bedrijf, in overeenstemming met hun maatschappelijk doel, toe te spitsen op de restauratie, de herstelling en het onderhoud van historische voertuigen, d.w.z. voertuigen die minstens 30 jaar oud zijn en over het algemeen bewaard worden omwille van hun historisch, patrimoniaal en esthetisch belang – en niet in de eerste plaats als vervoermiddel -, en/of hun handel.
- Historische voertuigen erkennen en behandelen als een belangrijk onderdeel van het werelderfgoed, in tegenstelling tot oudere voertuigen die gewoon worden gebruikt, en het gebruik ervan vergemakkelijken.
- Mensen aanmoedigen om historische voertuigen beter te bekijken door deel te nemen aan verschillende evenementen.
- Het behoud en gebruik van historische voertuigen vergemakkelijken in een staat die overeenkomt met hun technische en esthetische kenmerken toen ze voor het eerst in het verkeer werden gebracht. De beste technische expertise bieden. De nodige vaardigheden om aan de vraag naar reserveonderdelen te voldoen.
- Veranderingen uitvoeren die niet voldoen aan de specificaties van de periode, alleen voor zover ze niet in strijd zijn met de regels van de technische inspectie, omkeerbaar zijn en bijdragen aan de verbetering van de werking, betrouwbaarheid en veiligheid, zonder het historische karakter of de datering van het voertuig aan te tasten.
- Geef de eigenaar in geval van restauratie, reparatie, onderhoud of vervanging van onderdelen – voor zover mogelijk – een overzicht van de werkzaamheden, inclusief een schatting van de prijs van onderdelen en het aantal benodigde arbeidsuren.
- Stimuleer de opleiding van de professionals van morgen en vergemakkelijk de overdracht van kennis over onderhoud en restauratie.
- Bied bij de verkoop van een historisch voertuig het BEHVA*-certificaat aan, dat garandeert dat het voertuig overeenkomt met het gepresenteerde voertuig.
*Dit certificaat moet uiteindelijk het historische karakter van het voertuig aantonen in de wettelijke betekenis.
- Eigenaars van historische voertuigen aanmoedigen om veilig te rijden, op een ontspannen en voorbeeldige manier, om hen te helpen zichzelf en hun voertuigen te beschermen en om het vrije verkeer van historische voertuigen te bevorderen.
- Eigenaars van historische voertuigen aanmoedigen om lid te worden van een club. En als dat niet lukt, om direct lid te worden van de BEHVA.