Règlement d’ordre intérieur BEHVA
VERSION 02/02/2026
Introduction
Le règlement d’ordre intérieur est rédigé par l’Organe d’Administration et a pour but :
– de commenter et/ou clarifier certains articles des statuts ;
– de décrire des procédures, la descriptions des tâches, des modalités pratiques de votes,
les modalités de désignation d’exécutants au service de l’association, le mode de
fonctionnement de Comités spécialisés tels qu’un Comité de nomination, des pouvoirs
et responsabilités de certaines fonctions, etc…
Le règlement d’ordre intérieur peut être modifié à n’importe quel moment par l’Organe
d’Administration.
Le règlement d’ordre intérieur ainsi que les modifications ulterieures doivent être
communiqués aux membres de l’association.
Chapitre I : Strategic Room = l’Organe d’Administration
Article 1
Les réunions de l’Organe d’Administration sont composées des administrateurs élus par
l’Assemblée Générale, du CEO et du COO.
Les public affairs et toute autre personne peuvent être invités par l’Organe
d’Administration.
Article 2
À la suite de l’article 11 des statuts, la rémunération de l’Organe d’Administration est
fixée comme suit :
– Frais de déplacement : Selon le taux légal
– Frais de présence aux réunions : 0,00 EUR
Chapitre II : Les représentants de l’association
Article 3
Chaque représentant de l’association devra signer la charte des représentants (voir annexe
n° 1 du présent règlement d’ordre intérieur)
Chapitre III : l’Executive Room
Article 4
L’’Executive Room’ travaille sous la responsabilité du CEO
Article 5
L’’Executive Room’ contient deux piliers de fonctionnement, c’est-à-dire :
– Back Office pour le travail journalier, (secrétariat et managers externes)
– Les Régions Vlaanderen – Bruxelles – Wallonie
Article 6
Les Régions sont composées de :
– Un public-affairs
– Des ambassadeurs
– Toute autre personne opérationnelle que le CEO estime nécessaire
Article 7
La description des tâches est reprise dans l’article 24 du présent règlement d’ordre
intérieur
Article 8
La durée du mandat du public-affairs et des ambassadeurs est approuvée par l’Organe
d’Administration et basée sur l’avis du CEO.
Article 9
Sauf autrement décidé par un contrat, la rémunération de l’officier de liaison et des
ambassadeurs est fixée comme suit :
– Frais de déplacement : Selon le taux légal
– Frais de présence aux réunions : 0,00 EUR
Chapitre IV : Les comités spécialisés
Article 10
Les comités spécialisés ont a un rôle consultatif pour la fédération
Les comités spécialisés travaillent sous la responsabilité du CEO et ce à chaque demande
de l’Organe d’Administration ou si le CEO l’estime nécessaire.
Article 11
Les comités spécialisés sont composés de :
– personnes spécialisées dans une marque ou type de véhicule
– associations spécialisées dans le monde du véhicule historique
– personnes spécialisées dans un domaine spécifique comme par exemple
l’environnement, les carburants, l’homologation, … cette liste n’est pas exhaustive
Article 12 – Les sections
Les sections peuvent être initiées avec des lignes directrices clairement définies, des
procédures de nomination, des budgets, par exemple pour :
a. les voitures ;
b. les deux-roues et trois-roues motorisés ;
c. les véhicules utilitaires ;
d. les véhicules militaires ;
e. les véhicules agricoles ;
d. les professionnels ;
e. et toute autre section qui pourrait s’avérer pertinente à l’avenir
Proposition procédure pour composer les sections :
a. Appel aux candidats qui doivent soumettre un CV et une lettre de motivation
b. Soumettre les candidatures au CEO
c. Organiser un entretien avec les candidats
d. Les candidats retenus seront soumis à l’approbation de l’Organe d’Administration
e. L’Organe d’Administration proposera un candidat qui présidera les section
Tâches du président d’une section :
a. Organiser minimum 2 réunions par an
b. Organiser une réunion à la demande du CEO en vue de traiter un certain sujet
c. Rapporter les résultats par écrit au CEO
Article 13
Le CEO peut convoquer/composer un groupe de travail parmi les personnes et/ou
associations spécialisées. Un groupe de travail sera toujours présidé par une personne de
confiance désignée par l’Organe d’Administration, qui, in fine, remettra un rapport
reprenant ses conclusions au CEO.
Article 14
La rémunération des personnes et/ou associations est fixée comme suit :
– Frais de déplacement : Selon le taux légal
– Frais de présence aux réunions : 0,00 EUR
Chapitre V: Contrats
Article 15
Le CEO peut engager :
– Du personnel sous un contrat de travail
– Une société/association avec un contrat déterminé ou indéterminé
Copie des contrats repose au siège social de l’association
Article 16 : Approbation et signatures des contrats
La séparation des fonctions -entre elles- et des mandats -entre eux- et le principe des
quatre yeux sont reconnus dans les différentes composantes de la gestion.
L’organe d’administration approuve une matrice qui croise
• les fonctions / mandats
• les seuils monétaires / limites de dépenses
• le type de document ou de contrat
et définit les règles de signature, et de co-signature pour les montants ou les engagements
importants.
La matrice est un document vivant révisé une fois par an par l’organe d’administration
pour s’adapter aux circonstances
Chapitre VI : Obligations des membres
Article 17
Les membres doivent respecter les statuts, le présent règlement d’ordre intérieur, ainsi que
les conditions générales de paiement.
Chapitre VII : Utilisation logo
Article 18
Les membres peuvent faire usage du logo de l’association pour autant que le ‘House
Style’ soit respecté.
La BEHVA ASBL doit recevoir un exemple de chaque publication faite par les membres
où le logo de la BEHVA ASBL est visible. La BEHVA ASBL se réserve le droit d’exiger
de ne pas utiliser le logo pour certaines publications et certains événements.
Chapitre VIII : Confidentialité
Article 19
Chaque représentant et collaborateur de l’association devra signer une déclaration de
confidentialité (voir annexe n° 2 du présent règlement d’ordre intérieur)
Chapitre IX : Nominations
Article 20
Les personnes qui désirent faire partie de l’Organe d’Administration ou qui veulent
représenter la fédération (ambassadeur, public-affairs et toute autre tâche de
représentation), devront présenter leur candidature à l’aide d’un CV et d’une lettre de
motivation.
Une procédure transparente est adoptée pour garantir l’efficacité des nominations et des
reconductions des administrateurs et des managers exécutifs. L’Organe d’Administration
établit des procédures de nomination et des critères de sélection objectifs.
Pour toute nomination d’administrateur ou de manager exécutif, une évaluation des
compétences, des connaissances et de l’expérience déjà existantes ou nécessaires au sein
de l’Organe d’Administration est faite et, sur base de cette évaluation, une description du
rôle ainsi que des connaissances et de l’expérience requise est élaborée.
Dans le cas d’une nouvelle nomination, le Comité s’assure qu’avant d’envisager
l’approbation de la candidature par l’Organe d’Administration, il ait reçu des informations
suffisantes sur le candidat, telles que, son curriculum vitae, une évaluation basée sur le ou
les entretiens initiaux, la liste des autres fonctions qu’il occupe ainsi que, le cas échéant,
les informations relatives à l’évaluation de son indépendance.
Les administrateurs sont dûment informés de l’étendue de leurs obligations lors du dépôt
de leur candidature, en particulier en ce qui concerne le temps qu’ils devront consacrer à
l’exercice de leur mandat, en prenant également en compte le nombre et l’importance de
leurs autres engagements.
La candidature des nouveaux administrateurs sera évaluée par un comité « ad hoc’
d’administrateurs existant, présidé par le président. Le CEO est consulté dans le cadre de
ce processus.
La rémunération de la commission de sélection est fixée comme suit :
– Frais de déplacement : Selon le taux légal
– Frais de présence aux réunions : 0,00 EUR
Le document type ‘Note de frais’ (voir annexe n° 9) doit être utilisé afin d’être remboursé
Chapitre X : Membres effectifs
Article 21
Suite Article 6 des statuts, chaque membre qui désire être reconnu comme membre
effectif à l’Assemblée Générale, devra remplir un document (voir annexe n° 8) et
l’envoyer au minimum 15 jours avant la date de l’Assemblée générale (par courrier ou
mail) au secrétariat de l’association.
La nomination n’est valable que pour l’année dans laquelle se déroule l’Assemblée
Générale ordinaire et, éventuellement, l’Assemblée Générale extraordinaire dans cette
même année. Ceci signifie que, pour chaque Assemblée Générale ordinaire, la démarche
devra être renouvelée.
L’Organe d’Administration pourra refuser la nomination de membre effectif si le membre
n’a pas respecté le chapitre VI du présent règlement d’ordre intérieur. Une lettre de
motivation sera rédigée par le CEO et envoyée à ce membre par courrier recommandé.
Chapitre XI : Procédure de sélection/nomination des représentants des amateurs,
propriétaires et utilisateurs de véhicules historiques
Article 22
À la suite de l’article 6 des statuts, les amateurs, propriétaires et utilisateurs de véhicules
historiques, avec un maximum de dix représentants peuvent devenir membre effectif de
l’association.
Parmi les multiples amateurs, un maximum de 10 personnes pourra représenter ce groupe,
et ce selon la procédure suivante :
– Le CEO enverra, 6 mois avant l’Assemblée Générale, un communiqué en vue de faire
un appel aux candidats ;
– Les éventuels candidats doivent envoyer une lettre de motivation et un CV au CEO, et
ce au minimum 3 mois avant l’Assemblée Générale ;
– Le CEO vérifiera les candidatures, et établira un listing final tenant compte de la parité
linguistique et régionale ;
– Au cas où il y aurait plus de 10 candidats retenus, un vote sera organisé à l’Assemblée
Générale;
Chapitre XII : description des tâches
Article 23
Ci-dessous sont repris les différentes tâches qui existent à l’heure actuelle. Au cas où
d’autres tâches devaient être instaurées, la description de ces tâches sera ajoutée au
présent document
Président
Le Président, hors cas de force majeure, est élu par l’Organe d’Administration pour toute
la durée de son mandat.
Le Président est reconnu pour son professionnalisme, son indépendance, ses qualités de
coaching, sa capacité à établir un consensus, et ses talents de communication et de gestion
de réunions.
Le Président est responsable de l’efficacité de l’Organe d’Administration et de son
fonctionnement.
Le Président doit assurer que chaque administrateur soit en mesure de remplir
correctement son mandat, veiller à la tenue du cap stratégique, organiser les débats de telle
sorte que tous les points de vue puissent s’exprimer et qu’ainsi les décisions prises soient
les bonnes, assurer / préserver le consensus et veiller à ce que les intérêts de toutes les
parties prenantes (stakeholders) soient défendus de manière équilibre et équitable.
Le Président veille à ce que l’Organe d’Administration puisse exercer totalement ses
prérogatives au bon moment et en connaissance de cause.
Le Président est le gardien de la conformité légale et statutaire des réunions et des
décisions de l’Organe d’Administration. Il veille à ce que les procédures en matière de
préparation, délibération, processus décisionnel et exécution des décisions sele président
veille déroulent convenablement.
Le Président est responsable de la direction de l’Organe d’Administration. Il crée un
climat de confiance permettant des discussions ouvertes et une expression constructive de
divergences de vues éventuelles. Il s’assure qu’il y a suffisamment de temps de réflexion
et de discussion avant la prise de décision. Une fois les décisions prises, tous les
administrateurs soutiennent leur mise en œuvre.
Le Président approuve l’ordre du jour de l’Organe d’Administration sur proposition du
CEO.
Le Président veille à ce que les administrateurs reçoivent avant les réunions et, au besoin,
entre celles-ci, des informations précises, concises, claires et opportunes afin qu’ils
puissent participer aux discussions de façon informée et en connaissance de cause.
En ce qui concerne l’Organe d’Administration, la même information est communiquée à
tous les administrateurs.
Le Président établit des relations étroites avec le CEO en lui apportant soutien et conseil,
dans le respect des responsabilités exécutives de ce dernier. Le Président garantit une
interaction efficace entre l’Organe d’Administration et le management exécutif.
Au même titre que le CEO, le Président assure vis-à-vis du monde extérieur un rôle de
représentation. L’un ou l’autre comprennent leurs responsabilités réciproques. Le
Président aide et soutient le CEO dans ses fonctions. Le CEO assiste le Président dans
son rôle.
Le Président veille à une communication efficace avec les membres de l’association. Il
veille également à ce que les administrateurs comprennent les vues des membres et des
autres parties prenantes importantes.
Vice-Président
Le Vice-Président remplace le Président en cas d’absence de ce dernier lors des réunions
ou pour présider aux discussions et aux prises de décision de l’Organe d’Administration
dans des domaines où le Président aurait un conflit d’intérêt ou toute autre raison
d’indisponibilité.
CEO
L’Organe d’Administration fixe les pouvoirs et les responsabilités confiés au CEO, et
établit une politique de délégation claire, en consultation étroite avec ce dernier.
Le CEO a la charge de la direction opérationnelle de l’association et de la gestion
journalière.
Sans nuire au rôle de surveillance de l’Organe d’Administration, le CEO met en place des
contrôles internes permettant d’identifier, d’évaluer, de gérer et de surveiller les risques
financiers et autres, basés sur un cadre approuvé par l’Organe d’Administration.
Le CEO soumet, en temps voulu, à l’Organe d’Administration, les états financiers de
l’association, fiables, exhaustifs et précis, conformes aux principes et aux politiques
comptables applicables à l’association.
Le CEO fournit, en temps utile, toutes les informations nécessaires à l’exercice de ses
responsabilités.
Le CEO veille à l’accomplissement de ses obligations vis-à-vis de l’Organe
d’Administration et lui rend compte.
Le CEO formule, à l’intention de l’Organe d’Administration, des propositions en rapport
avec la stratégie de l’association et sa mise en œuvre.
Le CEO dispose d’une marge de manœuvre suffisante pour mettre en place la stratégie
validée par l’Organe d’Administration en tenant compte du niveau de risques que
l’association accepte de prendre.
Des procédures claires et applicables règlent les pouvoirs décisionnels du CEO.
Les relations entre les administrateurs et le CEO sont transparentes.
Les conditions de travail et la rémunération du CEO sont reprises dans un contrat entre
l’association et le CEO.
Cette liste n’est pas limitative.
Public-Affairs
Tâches
– Être ‘la personne de contact’ pour les autorités régionales et communales de la région
qu’il représente
– Faire du lobbying, suivre les débats politiques, ….
– Préparer des documents pour les autorités (mémorandum, dossiers, …)
– Représenter l’association auprès des autorités (réunions, …)
– Rendre compte au CEO (réunion, rapport, …)
– Travailler en collaboration avec le CEO
– Faire des propositions afin d’améliorer l’image et/ou le fonctionnement de
l’association
Ambassadeur
Tâches
– Travaille sous la responsabilité du CEO
– Donne un feedback de chaque événement où il participe.
– Peut, éventuellement, travailler dans d’autres régions quand il s’agit d’un événement
d’allure nationale
– Est ‘la carte de visite’ de l’association
– Promeut les produits et services de l’association auprès des passionnés (membres,
clubs, partenaires,)
– Est le relais entre les clubs régionaux, les amateurs de véhicules historiques
– Promeut une image professionnelle de l’association en répondant de manière correcte
aux questions et demandes.
– Participe activement aux team-meetings et activités organisées par l’association
(événements, conférences,)
– Rédige de petits articles avec photos à l’appui
– Rédige un calendrier annuel des événements régionaux ( à soumettre pour
approbation)
– Recherche des partenaires locaux qualitatifs (à soumettre pour approbation)
Observateur / Steward de rallyes historiques
Tâches
– Est ‘la carte de visite’ de l’association et représente l’association lors des rallyes
historiques de régularité
– Participe activement au contrôle de conformité des véhicules participant à un rallye
historique de régularité
– Veille au respect des Prescriptions Régissant l’Organisation d’Épreuves Historiques
de Régularité (PROEHR) édictées par la fédération et, si besoin, prend les décisions
qui s’imposent afin de les faire respecter.
– Participe régulièrement (1 ou 2 fois par an) aux réunions de la Commission Events
traitant du domaine spécifique de l’organisation des rallyes historiques.
– Est chargé de promouvoir et défendre l’action de la fédération auprès des organisateurs,
participants et administrations.
– Fait rapport de ses activités à la personne responsable pour les événements
– Promeut les produits et services de l’association auprès des passionnés (membres,
clubs, partenaires, ……)
– Promeut une image professionnelle de l’association en répondant de manière correcte
aux questions et demandes.
– Participe activement aux team-meetings et activités organisées par l’association
(événements, conférences, ……)
– Rédige de petits articles avec photos à l’appui
Responsable pour les professionnels
Le responsable pour les professionnels devra attirer de nouvelles sociétés comme membre
de la l’association.
Le responsable pour les professionnels devra rédiger un listing de sociétés spécialisées
dans la restauration, l’entretien, la vente/achat de véhicules et/ou pièces détachées.
Le responsable pour les professionnels devra organiser, au minimum 1 fois par an, une
réunion avec les responsables des sociétés membres de l’association.
Le responsable pour les professionnels devra aider le secrétariat central quant aux
questions spécifiques liées au secteur professionnel.
Office Manager
– Fonction de secrétaire de direction
– Gestion / Supervision du personnel administratif au secrétariat
– Remplacement des secrétaires en cas d’absence
– Fonction de responsable HRM
– Fonction de responsable des réservations de salles de réunion et/ou autres activités
– Gestion des inscriptions aux bourses
– Gestion du suivi des besoins logistiques nécessaires pour nos activités
– Travaille sous la responsabilité du CEO avec un feedback hebdomadaire
– Participation aux réunions de l’Organe d’Administration en vue de rédiger les procèsverbaux
Le Trésorier
L’Organe d’Administration fixe les pouvoirs et les responsabilités confiés au trésorier
Le trésorier a une mission de contrôle quant à la régularité de toutes les opérations
financières et comptables. Pour ce faire, il dispose de la compétence et de l’expérience
nécessaires à l’accomplissement de sa mission.
Le trésorier soumet, en temps voulu, au CEO et à l’Organe d’Administration, les états
financiers de l’association, fiables, exhaustifs et précis, conformes aux principes et aux
politiques comptables applicables à l’association.
Le trésorier prépare les budgets annuels en vue de les soumettre au CEO.
Le trésorier est la personne de référence pour la société de comptabilité désignée par
l’Organe d’Administration, et veille à ce que les déclarations TVA et/ou autres soient
effectuées dans les délais prévus par la loi.
Le responsable des événements
Le responsable des événements devra gérer :
– Le calendrier des événements organisés par les clubs ou toute autre
association/personne organisatrice
– Le calendrier des rallyes de régularité
Le responsable des événements devra attirer de nouveaux organisateurs de rallye de
régularité, ou convaincre les organisateurs de se conformer aux règlements de
l’association.
Le responsable des événements devra organiser, au minimum 1 fois par an, une réunion
avec les organisateurs de rallyes de régularité.
Le responsable des événements devra pouvoir répondre à toutes les questions relatives
aux rallyes de régularité et services offerts par l’association (rally pass, passeport FIVA,
…) :
Les Managers
Au besoin, des managers peuvent être désignés pour effectuer des tâches bien précises.
Pour chaque fonction, un profil et une description des tâches seront déterminés par le
CEO.
Chapitre XIII : Indépendance d’esprit et conflits d’intérêts – définitions et procédure
1. INDEPENDANCE D’ESPRIT
Article 24 : Principe de l’indépendance d’esprit
Les obligations des administrateurs s’exercent envers l’ASBL BEHVA dans son ensemble. Par
conséquent, chaque administrateur est tenu de servir les intérêts de l’association en tout moment
et pour toute décision ou action, en tenant compte des intérêts propres de tous les membres
présents et futurs, et de placer ces intérêts au-dessus des siens.
Les administrateurs doivent considérer les intérêts de tous les membres de manière équivalente.
Chaque administrateur est tenu d’agir de manière raisonnable et juste. Lorsque l’organe
d’administration est amené à prendre une décision, les administrateurs ne doivent pas tenir
compte de leurs intérêts personnels, agissant en toute indépendance d’esprit.
Les administrateurs s’engagent à ne pas solliciter et à refuser toute rémunération, en espèce ou
en nature, ou tout avantage personnel proposé en raison de leurs liens professionnels avec
l’entreprise. Ceci inclut notamment les honoraires de consultance, sauf convention écrite
expresse, approuvée par l’organe d’administration en respectant la procédure applicable aux
conflits d’intérêt.
Les administrateurs ont donc le devoir d’éviter tout acte qui serait ou apparaîtrait comme étant
en conflit avec les intérêts de l’ASBL BEHVA. Ils informent immédiatement le président de
l’organe d’administration de toute possibilité de survenance d’un tel conflit d’intérêts.
2. CONFLIT D’INTERETS : INTERET OPPOSE DE NATURE PATRIMONIALE A
UNE DECISION OU A UNE OPERATION RELEVANT DU CONSEIL
D’ADMINISTRATION – APPLICATION DE LA PROCEDURE DE L’ARTICLE 11 :
8 DU CSA ET DE L’ARTICLE 13 DES STATUTS
Article 25 : Définition du conflit d’intérêt
Par conflit d’intérêt, il est entendu tout intérêt de nature patrimoniale ou financière, direct ou
indirect, potentiellement opposé à l’intérêt de l’association lors de la prise d’une décision ou de
l’approbation ou de l’exécution d’une opération qui relève des compétences DE l’organe
d’administration, quel que soit la valeur financière de l’engagement concerné.
A titre d’exemple, de manière non limitative, sont considérées comme situations révélatrice de
conflit d’intérêts :
– Toute décision ou action relative à une convention de prestation de services entre
l’association et l’un de ses administrateurs ;
– Toute décision relative à une situation de participation de l’un des administrateurs de
l’association dans une personne morale liée à l’association ;
– Toute décision relative à une situation dans laquelle l’association est confrontée à un
administrateur avec des intérêts financiers contractuels, judiciaires ou factuels,
potentiellement opposés ;
Article 26 : Devoir d’information
Lorsqu’un administrateur constate l’existence d’un conflit d’intérêt relatif à un point à l’ordre
du jour du conseil d’administration, il doit immédiatement en avertir les autres administrateurs
au plus tard au début de la réunion de l’organe d’administration appelé à statuer.
Afin d’assurer le respect de cette déclaration, il est prévu un point spécifique « déclaration de
conflits d’intérêt » au début de l’ordre du jour de chaque réunion de l’Organe d’Administration.
Outre la déclaration relative à l’existence d’un conflit d’intérêts, les raisons pour lesquelles il
se présente doivent également être explicitées.
En cas d’incertitude quant à la réelle existence d’un conflit d’intérêts dans le chef d’un
administrateur, ce dernier en fera part à l’Organe d’Administration. Celui-ci sollicitera alors
l’avis d’un spécialiste en la matière. L’avis ainsi rendu liera l’association.
Article 27 : Délibération et vote de la décision
L’administrateur en question ne pourra pas assister à la délibération de l’organe
d’administration ni a fortiori prendre part au vote.
L’administrateur concerné quittera la salle de réunion ou la plateforme digitale sur laquelle la
réunion a lieu, après avoir exposé son conflit, mais après tout début de discussion, afin d’éviter
que son point de vue n’influence les débats. L’administrateur concerné ne prend aucune autre
mesure qui saurait influencer les débats.
Article 28 : Procès-verbal
Le procès-verbal de l’Organe d’Administration appelé à prendre la décision relative au conflit
d’intérêts devra faire état de l’existence et des raisons de ce conflit. Par ailleurs, il devra décrire
de façon minutieuse (i) la nature de la décision ou de l’opération en question, (ii) la justification
de la décision qui a été prise et (iii) les conséquences patrimoniales pour la société.
Si un commissaire aux comptes est désigné, le président de l’organe d’administration lui
communique une copie du procès-verbal.
3. AUTRES SITUATIONS RELATIVES A LA SITUATION DE CONFLIT
D’INTERETS (NON LIBELLEES AU SEIN DE L’ARTICLE 11 : 8 du CSA ET DE
L’ARTICLE 13 DES STATUTS)
Article 29 : Conflit d’intérêt élargi
Lorsqu’un administrateur a, directement ou indirectement, un intérêt opposé de nature
patrimoniale à une décision ou à une opération de l’association mais qui ne relève en principe
pas du conseil d’administration (mais, par exemple, de l’executive room), il en informe le
président de l’Organe d’Administration préalablement à toute conclusion de contrat ou prise
d’engagement. Le président de l’Organe d’Administration en fera d’office rapport au conseil
d’administration quel que soit la valeur financière de l’engagement concerné.
Lorsqu’un administrateur a, directement ou indirectement, un intérêt opposé de nature non
patrimoniale ou un intérêt parallèle, de nature patrimoniale ou non, à une décision ou à une
opération de l’association, il en informe immédiatement le président de l’Organe
d’Administration. Le président de cet organe en fera en tout état de cause rapport à l’Organe
d’Administration.
En cas de pareil conflit d’intérêts, le procès-verbal de l’Organe d’Administration devra en
évoquer ses raisons, la nature de la décision ou de l’opération en question, les conséquences
patrimoniales en découlant ainsi que la justification de la décision prise par l’association et ce,
peu importe la situation visée. Le cas échéant, le tout sera publié à la BNB en même temps que
les comptes-annuels de l’exercice social durant lequel s’est produit le conflit d’intérêts.
Article 30 : Mesures préventives
Toute transaction potentielle entre l’association et ses administrateurs, ou entre l’ association et
des parties externes étroitement liées aux administrateurs (autres associations et/ou sociétés
dont ils sont membres/actionnaires, administrateurs/gérants, salariés, dirigeants, , …) sont
toujours conclues aux conditions du marché (« sans lien de dépendance ») qu’elles relèvent ou
non du champ d’application des dispositions légales applicables.
Chaque administrateur doit en particulier être attentif aux conflits d’intérêts pouvant survenir
entre l’association, ses administrateurs, ses membres de référence, et les autres membres. Les
administrateurs qui sont proposés par les membres de référence s’assurent que les intérêts et les
intentions desdits membres sont suffisamment clairs et qu’ils sont communiqués à l’Organe
d’Administration et en temps opportun.
L’Organe d’Administration est tenu d’agir de manière à prévenir les conflits d’intérêts, ou
l’apparence de tels conflits.
ANNEXES REGLEMENT D’ORDRE INTERIEUR
1. CHARTE DES REPRESENTANTS
La présente charte a pour objectif d’associer une série de bonnes pratiques aux différentes
fonctions des personnes habilitées à représenter l’association, afin d’assurer la bonne
gouvernance de la fédération.
La présente charte s’applique à l’ensemble des personnes représentant l’association,
membres de l’Organe d’Administration, ambassadeurs et autres personnes appelées à
représenter l’association en vertu d’un mandat octroyé par l’Organe d’Administration.
La portée générale des dispositions de cette charte pourra être complétée par des
particularités et dispositions propres à l’organe spécifique définies ou à définir dans les
statuts ou le règlement d’ordre intérieur.
Lors de l’exercice de leur mandat, les personnes habilitées à représenter la BEHVA
ASBL et dénommées ci-dessous les représentants de l’association, adoptent les
attitudes suivantes décrites en 12 dispositions fondamentales :
Fidélité
Les représentants de l’association sont fidèles à ses statuts et à son esprit, ainsi qu’au
règlement d’ordre intérieur régissant l’organisation de la fédération et dont ils reconnaissent
avoir pris connaissance.
Respect de l’intérêt général
Les représentants de l’association servent prioritairement l’intérêt général du secteur et des
membres qu’ils représentent, et ne feront en aucun cas primer leur propre intérêt.
Fierté de la profession
Les représentants de l’association transmettent la fierté de l’ensemble des secteurs qu’ils
représentent, et traduisent leur engagement de manière constructive dans le respect des
autres secteurs présents en son sein.
Sagesse de la négociation
Les représentants de l’association mettent leur sagesse au service de l’optimisation de leurs
rôles de médiateur et de diplomate. Ils mettent tout en œuvre pour défendre les intérêts du
secteur et visent toujours à l’aboutissement d’un consensus.
Mise à disposition des connaissances
Les représentants de l’association mettent leur connaissance et leur savoir-faire à
disposition, dans l’intérêt de la fédération et de ses membres.
Loyauté
Les représentants de l’association se conforment loyalement aux accords conclus et ne
remettent pas la parole donnée en question.
Critique mais à la recherche du consensus
Les représentants de l’association sont supposés faire preuve d’esprit critique et constructif
et d’ouverture au consensus.
Respect de l’idéal avant ses intérêts personnels
Dans l’exercice de leur mandat, les représentants de l’association placent l’idéalisme et le
sens de l’idéalisme au-dessus de considérations individuelles et d’intérêt personnel. Le cas
échéant, ils s’abstiennent de toute décision afin d’éviter toute confusion d’intérêts.
Intégrité
Les représentants de l’association son encontre.
Esprit d’équipe
Les représentants de l’association œuvrent pour se sentir en communion avec l’équipe dont
ils font partie et encouragent l’union dans leur groupe et les rangs de l’association
Respect de la mission et des valeurs
Les représentants de l’association se portent garants de la mission et des valeurs de la
fédération.
Qualités des représentants
Les représentants de l’association disposent des qualités personnelles et professionnelles
nécessaires en termes d’intégrité, d’honnêteté, de loyauté et d’éthique. Ils veillent à toujours
disposer des compétences et de la connaissance nécessaires à l’exercice de leur mandat.
2. CONTRAT DE CONFIDENTIALITE
Note : ci-après il s’agit d’un document type, c’est-à-dire à titre d’exemple, qui devra
encore être adapté aux besoins de l’association
Entre,
L’asbl Belgian Historic Vehicle Association, avec n° d’entreprise BE 0435.957.689 dont
le siège social se trouve à 1020 Bruxelles, Esplanade 1/51, représentée par XXXX en sa
qualité de CEO de l’association ;
D’une part,
Et,
(supprimer la mention inutile)
Soit
La société <Nom société>, <Type société> avec n° d’entreprise <BE
XXXX.XXX.XXX> dont le siège social se trouve <Adresse>, représentée par <Dirigeant
2>en sa qualité de <Titre> de la Société ;
Soit
Nom et prénom
Adresse
Fonction au sein de la BEHVA ASBL
D’autre part,
Chacune des parties peut être amenée à révéler à l’autre partie des informations
confidentielles la concernant à l’occasion de leurs entrevues, réunions de présentation,
réunions de travail, négociations, discussion, pourparlers ou toute autre forme de
rencontre (ci-après les « Relations professionnelles »).
1. Informations confidentielles
Les termes « Informations confidentielles » désignent tous les documents et informations,
de quelque nature que ce soit, que l’une des parties a pu communiquer à l’autre partie,
sous quelque forme que ce soit et notamment oralement au cours de leurs Relations
professionnelles.
2. Obligations des parties
Chaque partie s’engage, d’une part, à ne pas divulguer, ni à communiquer à quiconque
tout ou partie des Informations confidentielles et, d’autre part, à prendre toute disposition
pour que cette confidentialité soit préservée, notamment par son personnel.
Les parties s’engagent à ne communiquer les informations confidentielles qu’aux
membres de leur personnel permanent qui devront nécessairement en avoir connaissance
dans le cadre de leurs Relations professionnelles
Chaque partie, en qualité de bénéficiaire, s’engage à ne faire aucun usage des informations
confidentielles dans un but autre que celui des Relations professionnelles.
De manière plus générale, les administrateurs ne peuvent utiliser l’information reçue en
leur qualité d’administrateur à des fins autres que l’exercice de leur mandat.
3. Propriété
Les informations confidentielles, de toute nature et quel que soit leur forme, fournies par
une partie demeurent sa propriété exclusive.
Les parties s’engagent à se restituer mutuellement, sur simple demande tous les
documents, de quelque nature que ce soit et quel que soit leur forme, communiqués et à ne
pas en garder de copie ou reproduction.
Chaque partie s’engage à ne pas revendiquer de droits de propriétés industrielles,
littéraires ou artistiques sur les Informations confidentielles et sur les connaissances
établies à partir de ces Informations confidentielles.
4. Durée
Le présent accord entre en vigueur à compter du jour de sa signature par chacune des
parties.
Les obligations définies par le présent article resteront en vigueur aussi longtemps que les
informations confidentielles ne seront pas tombées dans le domaine public.
5. Loi applicable & Tribunal compétent
Le présent accord est régi par la loi belge.
Tout litige susceptible de survenir entre les parties relatif au présent accord sera de la
compétence exclusive du tribunal de commerce de Bruxelles
Fait en double exemplaire, à <lieu de signature>
Le <Date du jour>
Pour la BEHVA ASBL Pour la <Société 2>
<Nom + prénom> <Nom + prénom>
<Signature> <Signature>
3. NOS VALEURS
1. Préservation du patrimoine
Tout comme les monuments statiques défient le temps, nos véhicules anciens (oldtimers)
font partie du “patrimoine historique mobile” le plus précieux et le plus durable. La
BEHVA ASBL “veille” scrupuleusement à la protection du précieux patrimoine de tous ses
membres et parties prenantes.
Grâce à un réel soutien professionnel et proactif, notre fédération peut garantir le maintien
de notre passion commune de la manière la plus optimale possible.
2. Souci de l’environnement
La BEHVA ASBL est, bien entendu, consciente de l’attention portée aux personnes et à
l’environnement occupe une place incontestable dans le monde de notre bien-être social.
Penser et agir de manière écologique est principalement basé sur un sens commun de la
moralité et du respect. Dans sa politique, notre fédération, en tant que représentante du
propriétaire de oldtimer, consacrera toute l’attention nécessaire et réalisable à la
préservation d’un milieu de vie naturel et durable, en luttant pour arriver à des
compromis acceptables entre l’homme, la technologie et la nature.
3.Orientation client
“BEHVA ASBL, votre coach à travers le trafic oldtimer…”
En plus de fournir des services professionnels optimaux, la BEHVA ASBL accorde une
importance toute particulière à la satisfaction et au bien-être de tous ses membres. Un
comportement d’écoute actif, une consultation commune, la (re)connaissance des
souhaits et des besoins dans notre secteur, ainsi que la défense optimale de chaque
passionné d’oldtimer sont, depuis notre création, les fondements de notre vision orientée
client.
4. Intégrité
L’intégrité est une valeur fixe au sein de la BEHVA ASBL et se caractérise par le respect
constant des valeurs et normes fixées, même lorsqu’elles sont soumises à des pressions
extérieures. La BEHVA ASBL exercera les tâches qui lui sont confiées en tenant compte
de ses responsabilités et des règles fixées, de manière adéquate, prudente, efficace et
loyale, dans l’intérêt mutuel de ses clubs et membres affiliés.
5. Respect
« Vous faites preuve de respect et vous gagnez. » Le respect mutuel n’est pas seulement la
base d’une société viable … C’est aussi une valeur fixe qui est mise en avant au sein de notre
fédération. Respect, appréciation, considération pour les idées de chacun, et écoute,
sont chacun des « piliers communs » qui font partie intégrante de notre association unie pour
et par les membres, le symbole de la BEHVA ASBL.
6. Qualité
La capacité de la BEHVA ASBL découle directement de l’ensemble des 9 propriétés
intrinsèques (valeurs), qui constituent la base, aussi bien pour notre fédération que pour
ses membres. La qualité transparaît dans les nombreuses réunions au cours desquelles le
partage des intérêts communs, des intérêts collectifs et des idées de chaque membre
contribue, de manière constructive, à la fonctionnalité et à la qualité de notre fédération.
Qualité = partage de temps qualitatif
7. Teamspirit
« Le sentiment d’appartenance » symbolise le fait de faire partie d’un groupe de
personnes motivées et allant dans la même direction, qui, aussi bien au sein de la
BEHVA ASBL et de ses clubs d’oldtimers, qu’à l’’extérieur, développent leur
engagement. L’âme de la BEHVA ASBL et de ses clubs est de regrouper les personnes
qui ont le sentiment d’appartenir à un groupe soudé, et de diffuser ce message d’unité au
monde extérieur. L’échange d’idées dans un esprit d’équipe garantit non seulement un
lien positif entre les passionnés de oldtimers, mais renforce également le rôle social de la
BEHVA ASBL et de ses clubs affiliés.
8. Indépendance
La BEHVA ASBL poursuit une politique totalement impartiale, formelle et uniforme. La
BEHVA ASBL n’agira jamais au nom ou à des fins/motivations politiques, ou actions liées
aux autorités compétentes. La BEHVA ASBL travaillera toujours en tant que fédération
autonome et neutre, et agira de manière totalement indépendante et sans préjugés, pour
la défense des intérêts de tous les clubs et membres affiliés.
9. Communication
L’objectif de la BEHVA ASBL est d’informer, de soutenir, d’impliquer et de stimuler,
« en étroite connexion avec notre fédération », tous les propriétaires belges d’oldtimer et les
clubs affiliés La grande « inspiration » de notre fédération repose sur un échange d’idées
productif et constructif, dans tout le pays et ce sous forme de dialogue. Dans sa
communication, la BEHVA ASBL préconise toujours des informations claires et uniformes,
centrées et soutenues par son groupe cible, avec la philosophie de base : « La
communication est la création d’un sens commun ».
4. CRITERES GENERAUX DE SELECTION
L’article 12 des statuts de la BEHVA prévoit une procédure de nomination afin de pourvoir à la désignation
d’administrateurs et de représentants de l’association.
Le premier critère de sélection est la connaissance et l’approbation des candidats aux éléments suivants :
– Les statuts de l’association
– Le règlement d’ordre intérieur
– Les 12 dispositions fondamentales de la charte des représentants
– Les valeurs de l’association décidées par l’Organe d’Administration du 05.06.2019
– Le contrat de confidentialité
Pour les candidats administrateurs, une lettre type a été prévue et doit être aussi signée pour accord par le
candidat, son objet étant de fixer les points principaux abordés pendant la procédure de sélection et les modalités
principales du futur mandat.
Tous les éléments repris dans la charte des représentants, dans les valeurs de l’association et dans la lettre type,
doivent être intégrés dans les critères de sélection et notamment :
– Fidélité aux organes de l’association
– Au service de l’intérêt général
– Représentation de la fierté de la profession
– Sagesse dans la négociation
– Mise à disposition des connaissances
– Loyauté
– Esprit critique mais à la recherche de consensus
– Préservation de l’idéal avant ses intérêts personnels
– Intégrité
– Esprit d’équipe
– Collégialité
– Discrétion
– Respect de la mission et des valeurs
– Disposition des compétences et de la connaissance nécessaires à l’exercice du mandat
Les candidats doivent posséder une combinaison appropriée de compétences, de connaissances et d’expérience
pour l’exercice de leur mandat.
En termes d’expérience, l’on tiendra compte d’un certain nombre d’éléments tels que l’expérience dans :
– La gestion des conflits
– La stratégie à court, moyen et long terme
– La prise de décisions
– Les processus de gestion
– L’analyse financière
– L’élaboration de budgets
– L’analyse de risques
Ils doivent aussi être en mesure de fournir le temps nécessaire pour s’investir dans les activités de l’association
(voir lettre type).
Le réseau professionnel du candidat est déterminant dans le choix, car c’est un levier pour faciliter le
déploiement de la stratégie de l’association en apportant les bonnes introductions, les bons partenaires et les bons
conseils.
La notoriété professionnelle du candidat permet de crédibiliser le projet de développement de l’association,
d’attirer des talents et de rassurer les membres. Elle apporte, à l’association, un actif qui fait partie de son
patrimoine immatériel.
5. PROFIL IDEAL D’UN REPRESENTANT DE LA BEHVA
Profil général
– Homme/femme
– Être le représentant des amateurs de la région attribuée
– Être ‘la personne de contact’ pour les diverses instances
– Disposer d’une adresse mail & accès internet
– Avoir quelques notions au niveau juridique
– Avoir une connaissance de base de la législation et/ou des procédures (immatriculation, contrôle
technique, code de la route, fiscalité, environnement, …)
– Avoir une connaissance de base de la structure et du fonctionnement de l’association
– Avoir le contact facile, être dynamique et enthousiaste
– Être disponible à des jours et heures irréguliers
– Avoir connaissance de base en informatique (Word, Excell, Powerpoint)
– Être prêt à suivre des formations demandées par l’association
– Être persévérant, motivé et orienté résultats.
– Avoir l’esprit d’équipe .
– Partager les valeurs de l’association
– Respecter le maintien du patrimoine et le monde du véhicule historique est une passion.
– Être prêt à s’investir dans le suivi de modules divers de formation (mécanique, technique, législatif,).
Profil idéal de l’administrateur
Idéalement, l’administrateur :
est familiarisé avec le « diamant de la gouvernance » :
1. Piloter:
· déterminer la vision et la raison d’être
· assurer que la fédération dispose d’une stratégie
· fixer des ambitions
· doter la structure d’une équipe de direction
· fournir un cadre de délégation.
2. Surveiller et contrôler:
· la rentabilité des ressources et des investissements
· la conformité aux statuts, au Règlement d’Ordre Intérieur, aux directives internes, aux obligations
légales et aux réglementations
3. Fixer des normes et des valeurs, veiller à ce qu’elles soient respectées ; contribuer à un comportement
socialement et éthiquement responsable
4. Assumer la responsabilité des actes et des décisions
offre à la fédération les atouts suivants (idéal ultime de « tick the boxes ») :
1. Bilingue, avec un ancrage démontré dans l’ecosystème de la mobilité, du patrimoine ou du sport
2. Vision stratégique du secteur des véhicules historiques et de ses principaux enjeux
3. Connaissance du monde de l’entreprise et des associations, avec un accent ciblé sur la gouvernance des
asbl
4. Compréhension du « marché » des fédérations et des clubs
5. Compréhension des évolutions sociétales; capacité de juger et d’évaluer les besoins et les attentes
spécifiques d’une communauté de hobbyistes passionnés
6. Expérience en développement de « propositions de valeur »
7. Connaissance et vision stratégique des développements en matière de service, en particulier dans le
domaine de la digitalisation
8. Connaissances financières
9. Maîtrise du cadre législatif et réglementaire régional, fédéral, européen
10. Compréhension de la nécessité et de la possibilité d’éclairer les stakeholders publics
11. Compréhension des besoins et attentes du CEO et ses équipes
12. Capacité à contribuer à l’approfondissement de la réflexion stratégique et de l’analyse critique du
fonctionnement de l’entité pilotée
13. Expérience en matière de transformation
14. Vaste réseaux de contacts dans la société civile et du monde politique : capacité à ouvrir des portes, uy
compris à l’international.
15. Disponibilité ‘ad hoc’ pour épauler le CEO, s’acquitter à sa demande de missions particulières.
En matière de « soft skills », l’administrateur :
1. est capable et désireux de travailler en équipe
2. est capable et désireux de chercher ensemble une réponse aux opportunités, une solution aux problèmes
3. sans se soustraire à sa mission de surveillance et de contrôle, déclare et donne sa confiance à ses
collègues du Conseil d’Administration, au CEO et aux équipes dirigeantes
4. est capable et désireux d’écouter
5. est capable de se ranger à l’avis de la majorité
6. est capable de s’accommoder de facteurs temporaires et fortuits l’obligeant à intensifier son engagement
7. respecte son devoir de confidentialité
6. MODELE DE PROPOSITION D’UN MANDAT
D’ADMINISTRATEUR
La proposition de mandat est une lettre, un document écrit et signé entre le candidat et le Président sur
mandat de l’Organe d’Administration, ou par toute autre personne pouvant engager l’association. Son objet
est de fixer les points principaux abordés pendant la procédure de sélection par le Comité de nominations, et
les modalités principales du futur mandat.
Madame, Monsieur, …
Objet : Proposition d’un mandat d’administrateur
L’Organe d’Administration de l’association BEHVA ASBL, a décidé de retenir votre candidature comme
administrateur.
La présente a pour objet de définir les conditions de votre nomination en votre qualité d’administrateur à
l’Organe d’Administration de la BEHVA ASBL. La présente ne constitue pas un contrat de travail ni une
convention de management. Elle a pour seul objectif de préciser les souhaits de l’association par rapport à
l’exercice de la fonction du futur administrateur.
Votre nomination en qualité d’administrateur prendra effet après la tenue de l’Assemblée générale du
../../…., et à condition que celle-ci approuve votre nomination.
Il est proposé que le terme de votre mandat soit fixé à trois années. Cependant, le mandat peut prendre fin,
à tout moment et sans préavis, selon les règles ordinaires du droit et les statuts de l’association. L’âge
limite fixé par l’Organe d’Administration est de 75 ans.
La prolongation ou la reconduction de votre mandat, après le terme initial, sera décidée en fonction de
l’évaluation qui sera conduite par l’Organe d’Administration et la décision de l’Assemblée générale.
Après la phase d’introduction, nous estimons que l’exercice de votre mandat demandera une disponibilité
générale suffisante. Cela signifie une présence et une préparation appropriée et spécifique pour chacune
des réunions suivantes :
– Réunions de l’Organe d’Administration
– Réunions de l’Assemblée Générale
– Réunions stratégiques et/ou spécifiques
En acceptant les termes et conditions de votre nomination en qualité d’administrateur, vous confirmez votre
disponibilité effective pour répondre à ces attentes. Si d’éventuels futurs engagements pouvaient avoir un
impact potentiel sur le temps à consacrer à l’exercice de votre mandat d’administrateur, ils devront être
soumis au Président pour approbation préalable.
L’Organe d’Administration est un organe collégial qui prend les décisions dans l’intérêt exclusif de
l’association. L’Organe d’Administration décide des valeurs et de la stratégie de l’association, il détermine
la politique générale en matière de risques et la politique générale de l’association.
A la signature de la présente, vous déclarez n’avoir aucun conflit d’intérêts direct ou indirect avec
l’association. Dans l’éventualité de la survenance d’un conflit d’intérêts, vous en informez immédiatement
le Président de l’Organe d’Administration.
Tous les renseignements obtenus dans le cadre de votre nomination, au cours de votre mandat et après le
terme de celui-ci sont et demeurent strictement confidentiels.
Le mandat d’administrateur à la BEHVA ASBL s’exerce à titre gratuit. Toutefois, les frais raisonnables liés
à l’exercice de votre mandat seront remboursés sous réserve de la production d’une preuve écrite justifiant
l’exposition de ces frais.
Pour le bon ordre, une copie des statuts de l’association vous sera communiquée ainsi qu’une copie du
règlement d’ordre intérieur, de la charte des représentants de l’association, des valeurs de l’association et
d’un contrat de confidentialité.
En signant la présente, vous acceptez les termes de votre mandat d’administrateur sous réserve de
l’acceptation de votre candidature par l’Assemblée générale.
La présente est faite en deux exemplaires originaux, un original daté et signé devant être renvoyé à
l’association.
Fait à ……………. Le ../../….
A signer, précédé de la mention « Pour accord »
Le candidat Pour la BEHVA ASBL (nom et qualité)
7. Modèle de lettre à joindre à la Charte des Représentants de la BEHVA
ASBL
Madame, Monsieur,
Veuillez trouver, en annexe, la Charte des représentants de notre association.
Cette Charte a pour objectif d’associer une série de bonnes pratiques aux différentes fonctions des
personnes habilitées à représenter la BEHVA ASBL, afin d’assurer la bonne gouvernance de notre
fédération.
La présente Charte s’applique à l’ensemble des personnes représentant la BEHVA ASBL, aux membres de
l’Organe d’Administration, des Comités spécialisés, aux ambassadeurs et autres personnes appelées à
représenter la BEHVA ASBL en vertu d’un mandat octroyé par l’Organe d’Administration.
La portée générale des dispositions de cette Charte pourra être complétée par des particularités et
dispositions propres à l’organe spécifique, définies ou à définir dans les statuts ou le règlement d’ordre
intérieur.
Nous vous prions, avec insistance, de prendre connaissance de cette Charte, d’en respecter l’esprit et la
portée, et de nous en retourner un exemplaire dûment signé pour accord.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos sentiments les plus dévoués.
8. MODÈLE DOCUMENT DE SÉLECTION/NOMINATION POUR
DEVENIR MEMBRE EFFECTIF
Prière de remplir ce document, et de nous le renvoyer avant le XX/XX/XXX soit par courriel à
sec@behva.be, ou par la poste à BEHVA ASBL asbl, Esplanade 1/51, 1020 Bruxelles
Nom du club ;
Numéro d’affiliation :
Nom du responsable :
DEMANDE POUR OBTENIR LA QUALITE DE MEMBRE EFFECTIF EN XXXX
Conformément à l’article 6 des statuts, seuls les membres effectifs auront le droit de vote à
l’assemblée générale.
Pour devenir membre effectif en XXXX, il vous suffit de remplir le formulaire en annexe intitulé
‘Demande d’affiliation comme membre effectif’, et de nous renvoyer ce formulaire avant le
XX/XX/XXXX (date de la poste faisant foi). Même si vous étiez membre effectif en XXXX, il faut
refaire cette démarche pour rester membre effectif en XXXX.
Le soussigné …………………………………………………………………………………………………………….
agissant en qualité de …………………………………………………………………………………………………
demande à la BEHVA asbl que le club soit reconnu comme membre effectif en XXXX et obtienne
ainsi automatiquement le droit de vote.
Fait à…………………………..le ………………………………
Signature
9. CHARTE DU CONDUCTEUR DE VEHICULES HISTORIQUES
La conduite de véhicules historiques, activité à caractère récréatif, culturel et social, participe
à la gestion durable d’un patrimoine vivant qui peut être admiré par le plus grand nombre.
La BEHVA, Belgian Historic Vehicle Association, fédération belge des véhicules d’époque,
propose une charte du conducteur de véhicules historiques. Celle-ci expose les principes
d’une pratique durable de l’utilisation des véhicules, et par extension, de leur conservation. Le
conducteur de véhicule historique se reconnaît ainsi dans les principes ci-dessous énoncés :
Je suis fier de participer à une œuvre culturelle de conservation et de mise en valeur
publique.
Activité authentique et conviviale, je conçois chaque sortie de mon véhicule historique
comme un Art de vivre fondé sur la découverte respectueuse des plus belles routes et des plus
beaux territoires, une main tendue vers le public.
J’observe les restrictions réglementaires et légales.
Je reconnais que le traitement spécifique réservé aux véhicules historiques en termes de
fiscalité, de tarification d’assurance, de périodicité du contrôle technique -et de critères de
contrôle-, enfin d’accès aux Zones à Faibles Emissions (LEZ), est accordé en vertu d’un
usage récréatif, occasionnel, soumis à des restrictions d’utilisation que j’observe
scrupuleusement.
Je fais preuve d’une conduite responsable et respectueuse, je me montre ouvert et
généreux.
Héritier d’une culture, je pratique « l’art » d’une conduite détendue, attentive, anticipatrice,
dans le respect d’autrui et celui du véhicule sous mon contrôle.
En ayant conscience des aptitudes de mon véhicule et de ses limites, je veille à maintenir
l’harmonie avec les usagers qui méconnaissent les caractéristiques des véhicules anciens.
J’adapte ma conduite aux conditions météorologiques et au contexte routier.
J’évite l’emprunt d’itinéraires où je pourrais être une gêne, dans l’espace et/ou dans le temps,
pour d’autres usagers, pour des riverains.
Attentif aux risques que peut induire la conduite d’un véhicule historique, j’améliore sans
cesse les conditions de sécurité tant pour les tiers non-transportés -hommes, femmes, enfants,
animaux- que pour mes passagers et pour moi-même.
En prenant le temps de la découverte au gré des itinéraires, je contribue aux recettes générées
par le tourisme.
Où que je me trouve, je me montre ouvert aux autres pour partager autour de mon véhicule :
mon enthousiasme, mes connaissances et ma passion.
Je consacre une attention particulière aux jeunes générations, car ils sont les collectionneurs et
les conducteurs de demain, et les garants d’une bonne cohésion sociale.
Je conforte un rapport accessible, durable et respectueux au véhicule historique.
J’utilise un véhicule en excellent état et bien entretenu.
Je préserve mon véhicule sur le plan historique dans son état d’origine sans aucune
modification essentielle apportée aux caractéristiques techniques, en apportant lorsque c’est
techniquement possible, mais dans tous les cas en conformité avec la législation,
d’éventuelles améliorations favorisant la sécurité.
J’assure un entretien soigné et régulier que je confie pour les prestations qui dépassent mes
compétences -en particulier pour les réparations-, à un professionnel reconnu du secteur.
Je privilégie l’usage de pièces d’origine ou équivalentes, contribuant à la longévité et à
l’authenticité du véhicule.
Je respecte les échéances du contrôle technique périodique. En cas d’exemption, je soumets
régulièrement mon véhicule au contrôle par un professionnel.
Je limite mon empreinte sur l’environnement.
Je fais appel aux professionnels du secteur disposant des appareils de réglage des systèmes
d’alimentation et d’allumage permettant de mesurer et d’ajuster les émissions polluantes.
Je suis attentif à ma consommation de carburant pour limiter les émissions de CO2.
Je ne dépasse aucune limite acceptable de bruit.
Je limite ma consommation d’eau lors du nettoyage et m’acquitte du traitement légalement
conforme des produits d’entretien.
Je conforte l’économie circulaire par la réutilisation, la remise à neuf et le recyclage des
pièces et des matériaux, plutôt que de les (laisser) traiter comme déchets.
Plus généralement, je veille à la préservation du patrimoine mobile.
Je participe à des événements dédiés, où le partage d’expériences et de conseils avec d’autres
passionnés enrichit la connaissance et consolide le patrimoine, offrant au grand public des
prestations dignes d’un musée roulant.
10. CHARTE DES PROFESSIONNELS
Cette Charte témoigne de la volonté des professionnels belges de la restauration, de la
réparation, de l’entretien et du négoce du véhicule historique reconnus par la BEHVA
(Belgian Historic Vehicle Association), d’exercer leurs activités avec intégrité et d’être au
rendez-vous des enjeux d’aujourd’hui et de demain.
Elle permet aux professionnels reconnus d’assurer à leurs clients que leurs pratiques sont
conformes à des critères qualitatifs communs.
L’application des usages professionnels est d’abord évoquée dans la Loi, tirant sa force des
textes de nature réglementaire qu’aucun professionnel n’est censé ignorer.
Plus particulièrement, le professionnel du véhicule historique reconnu par la BEHVA
s’engage à :
1. Concentrer l’activité de son entreprise, conformément à son objet social, sur la
restauration, la réparation et l’entretien de véhicules historiques, s’agissant de
véhicules âgés d’au moins 30 ans généralement conservés pour leur intérêt historique,
patrimonial et esthétique -et non d’abord comme moyen de transport-, et/ou leur négoce.
2. Reconnaître et traiter le véhicule historique comme une part importante de
l’héritage mondial à la différence de véhicules âgés simplement usagés, et en faciliter
l’utilisation.
3. Inviter à porter le regard sur le véhicule historique en participant à différentes
manifestations.
4. Faciliter la conservation et l’utilisation du véhicule historique dans un état conforme
aux caractéristiques techniques et esthétiques qui étaient celles lors de sa 1ère mise
en circulation. Offrir la meilleure expertise technique. La compétence nécessaire pour
répondre aux besoins en pièces de rechange.
5. N’effectuer des altérations non conformes aux spécifications d’époque que dans la
mesure où celles-ci ne contreviennent pas aux règles du contrôle technique, sont
réversibles, et contribuent à l’amélioration du fonctionnement, de la fiabilité, de la
sécurité, sans affecter le caractère historique ni la datation.
6. En cas de restauration, de réparation, de maintenance ou de remplacement de
pièces, permettre au propriétaire d’avoir -dans toute la mesure du possible- une vue
d’ensemble de l’ouvrage, notamment une estimation du prix des pièces et du nombre
d’heures de main d’œuvre nécessaires.
7. Encourager la formation des professionnels de demain, faciliter la transmission des
savoirs autour de la maintenance et de la restauration.
8. En cas de vente d’un véhicule historique, proposer l’attestation BEHVA* qui
garantit que le véhicule correspond bien à celui présenté.
*laquelle à terme devrait prouver le caractère historique au sens législatif
9. Encourager les propriétaires de véhicules historiques à une conduite sûre, détendue
et exemplaire, pour les aider à se protéger, à préserver leur véhicule, et à promouvoir la
liberté de circulation du patrimoine roulant.
10. Encourager les propriétaires de véhicules historiques à rejoindre un club. A défaut, à
s’affilier directement à la BEHVA